Acte necesare pentru înființare SRL - lista completă (checklist ONRC)

Autor: Maria Ionescu, redactor afaceri, membru CECCAR

Dosarul de înființare al unui SRL conține 8 acte de bază plus declarațiile-tip pe propria răspundere și eventuale anexe în funcție de codul CAEN ales. Trei elemente sunt noi sau actualizate față de regulile anterioare: capitalul social minim de 500 RON pentru SRL nou-înființat (Legea nr. 239/2025, intrată în vigoare la 18 decembrie 2025), depunerea integral online prin noul portal myportal.onrc.ro și taxa ONRC unică de 152 RON.

Pe scurt: dacă ai pregătit corect toate cele 8 acte și nu ai cod CAEN restrictiv, dosarul se aprobă la ONRC în 3 zile lucrătoare. Dacă lipsește un act sau e completat greșit, primești cerere de îndreptare și pierzi 5-10 zile suplimentare.

TL;DR - dosar SRL în 30 de secunde

1. 8 acte standard: cerere de înregistrare, act constitutiv, dovada sediu, CI asociați, dovada capital social, specimen semnătură, declarația beneficiarului real, dovada rezervare denumire - plus declarațiile-tip pe propria răspundere
2. Certificat digital calificat eIDAS (eToken sau cloud) - obligatoriu pentru depunere online pe myportal.onrc.ro, cost 150-400 RON/an. Alternativă: identitate digitală ROeID
3. Sediu social - contract chirie, act proprietate sau comodat, plus acord asociație și vecini dacă blocul are restricții
4. CAEN specific - pentru HoReCa, transport, medical sunt necesare anexe suplimentare (autorizații sanitare, ANT etc.)

Lista completă - cele 8 acte obligatorii pentru orice SRL

Indiferent de cod CAEN sau forma de organizare, orice dosar de înființare SRL la ONRC trebuie să conțină următoarele documente. Lista este valabilă pentru SRL clasic cu unul sau mai mulți asociați persoane fizice rezidente în România.

Tabel - dosar standard ONRC

Important de știut: la cele 8 acte standard se adaugă declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare (art. 17 Legea nr. 359/2004) și taxa de înregistrare ONRC de 152 RON (taxă unică, conform tarifelor actualizate). Publicarea în Monitorul Oficial Partea a IV-a este gratuită dacă alegi publicarea electronică pe portalul ONRC. Costul total al dosarului fără capital social variază între 400 și 1 000 RON.

Diferențe față de 2025

• Capital social: minim 500 RON pentru SRL nou-înființat (era 1 RON simbolic), conform Legii nr. 239/2025, în vigoare din 18 decembrie 2025. Pentru SRL cu cifra de afaceri netă peste 400 000 RON, minimul este 5 000 RON.
• Portal online: din 2024 toate serviciile digitale s-au mutat pe myportal.onrc.ro (vechiul portal.onrc.ro este înlocuit), iar conturile vechi necesită reînregistrare.
• Identitate digitală ROeID: alternativă la certificatul digital calificat pentru semnarea documentelor în relația cu statul.

Acte personale - CI asociați și verificări preliminare

Documentele personale sunt prima categorie verificată la ONRC. Orice neconcordanță (CI expirată, nume scris diferit) duce automat la respingerea dosarului.

Carte de identitate (CI) asociați

Pentru fiecare asociat persoană fizică, ai nevoie de copie CI lizibilă, în termen de valabilitate, certificată „conform cu originalul" de către titular. Cetățenii străini rezidenți depun copie permis de ședere; non-rezidenții depun pașaport plus, după caz, documente echivalente din țara de origine.

Atenție - aici se greșește des: dacă CI expiră în următoarele 30 de zile, ONRC poate cere reînnoirea înainte de aprobare. Verifică data expirării pe spatele documentului.

Cazier judiciar - doar pentru CAEN restrictive

Pentru SRL standard, ONRC nu solicită cazier judiciar la înființare. Cazierul judiciar devine obligatoriu doar pentru CAEN restrictive (transport, sănătate, învățământ, pază, intermediere imobiliară) sau la cererea autorității de reglementare ulterioară. Se obține prin portalul hub.mai.gov.ro sau la ghișeu (taxa 20 RON).

Important de știut: cazierul fiscal al asociaților nu mai este un act obligatoriu separat pentru înființare SRL standard - declarația beneficiarului real și declarațiile pe propria răspundere acoperă aceste verificări. ANAF efectuează verificările fiscale automat la atribuirea CUI.

Documente firmă - act constitutiv și statut

Actul constitutiv este coloana vertebrală a SRL-ului. Conține toate informațiile esențiale: asociați, capital, sediu, obiect de activitate, administrator, durată, mod de funcționare.

Ce conține act constitutiv

În practică, actul constitutiv are 8-12 pagini și include obligatoriu:

• Datele asociaților: nume complet, CNP, adresă, cetățenie
• Denumirea firmei: exact ca în rezervarea Recom (cu sufixul "SRL")
• Sediul social: adresa completă + acordul proprietarului
• Capital social: suma totală (minim 500 RON), părți sociale, distribuție
• Obiect de activitate: CAEN principal + maxim 9 secundare
• Administrator: nume, mandat, puteri de reprezentare
• Durata societății: nelimitată (standard) sau pe termen limitat
• Mod de funcționare AGA: convocare, vot, majorități

Formă autentică vs sub semnătură privată

Din OUG nr. 76/2023, actul constitutiv pentru SRL nu mai necesită formă autentică notarială în majoritatea cazurilor. Excepții care necesită notar:

Costuri: notarial 200-500 RON, sub semnătură privată 0 RON. Recomand model standard de pe portalul ONRC (onrc.ro/modele), gratuit și pre-validat.

Pentru depunere online, fiecare asociat trebuie să semneze actul constitutiv individual cu semnătură electronică calificată în format PDF.

Dovada sediu social - contract chirie, proprietate sau comodat

Sediul social este unde firma își are domiciliul fiscal. Trebuie dovedit cu un act juridic valabil care îți dă drept de folosință.

Cele 3 variante acceptate

1. Contract de chirie - dacă ești chiriaș, cu acordul scris al proprietarului pentru sediu social
2. Act de proprietate - dacă spațiul este al tău (copie după contract vânzare-cumpărare sau extras de carte funciară)
3. Contract de comodat - dacă spațiul ți-l împrumută cineva gratuit (frecvent: părinți, soț/soție)

Acord vecini pentru blocuri de locuințe

Atenție - aici se greșește des: dacă sediul este într-un bloc de locuințe, ai nevoie de acordul asociației de proprietari plus acordul vecinilor direcți (sus, jos, lateral). Documentul standard este "Tabel acord vecini sediu social" disponibil pe onrc.ro.

Excepție: dacă activitatea este pur administrativă (fără clienți la sediu, fără producție, fără depozit), unele asociații de proprietari acceptă cu acord redus. Verifică regulamentul asociației înainte de a depune.

⚠️ Atenție - capcană frecventă: contractul de chirie pentru sediu social trebuie înregistrat la ANAF în 30 de zile de la semnare, altfel proprietarul riscă amendă fiscală pentru venituri nedeclarate. Solicită contractul deja înregistrat sau preia tu obligația.

Sediu virtual / coworking

Multe firme aleg sediu virtual la un furnizor specializat (Regus, Office Class, contabili cu sediu fiscal). Costul: 80-300 RON/lună. Avantaj: nu trebuie acord asociație + adresă de prestigiu (sector 1 București). Dezavantaj: ANAF face mai multe verificări de fond la firme cu sediu virtual.

Verificare nume firmă (rezervare Recom)

Înainte de a depune actul constitutiv, trebuie să verifici că denumirea aleasă este disponibilă și să o rezervi la ONRC.

Pași concreți rezervare nume

1. Accesează portal Recom Online integrat în myportal.onrc.ro
2. Caută denumirea propusă (de exemplu: "Mara Consulting SRL")
3. Sistemul afișează firme similare deja înregistrate
4. Dacă numele e disponibil → completează cerere rezervare
5. Plătește taxa: 72 RON prin card sau ordin de plată
6. Primești "Dovada disponibilității și rezervării denumirii" - PDF cu semnătură electronică
7. Valabilitate: 30 de zile de la emitere (conform Legii nr. 265/2022)

Reguli pentru numele firmei

• Lungime: minimum 3 caractere, maximum 200
• Caractere admise: litere latine, cifre, spații, "-", "&", "."
• Interzis: caractere chirilice, simboluri speciale, denumiri ofensatoare
• Restricții: nu poate conține "România", "Național", "Guvern" fără autorizație
• Distinctivitate: trebuie să fie clar diferită de firme existente (similaritate fonetică contează)

În practică: dacă numele tău este foarte comun ("Maria Consulting"), e probabil deja luat. Pregătește 3-5 variante de rezervă înainte de a începe.

Dovada capital social - vărsarea în cont bancar

Din 18 decembrie 2025, capitalul social minim pentru SRL nou-înființat este 500 RON (Legea nr. 239/2025). Pentru SRL cu cifra de afaceri netă peste 400 000 RON, minimul este 5 000 RON. Vărsarea se face în cont bancar blocat, înainte de înregistrarea la ONRC.

Pași concreți deschidere cont și vărsare

1. Alege banca: ING, BCR, BT, Raiffeisen, Revolut Business etc.
2. Deschide cont blocat pentru constituire societate (NU cont curent normal)
3. Documente bancă: CI asociați, act constitutiv (versiune draft), rezervare nume
4. Versare numerar sau transfer: minim 500 RON, în cont blocat
5. Cere extras bancar cu mențiunea "vărsare capital social pentru constituire SRL [denumire]"
6. Extrasul devine actul nr. 5 din dosar

Costuri și termen

• Deschidere cont blocat: 0-50 RON taxă (depinde de bancă)
• Termen deschidere: 1-3 zile lucrătoare
• După înregistrarea la ONRC: cont blocat → cont curent normal (automat sau cu cerere)
• Capitalul devine disponibil pentru cheltuieli curente după activare cont

💡 Tip: dacă ai capital social peste minimul de 500 RON (de exemplu 5 000 RON), suma poate fi folosită ca buffer pentru primele cheltuieli (taxe ONRC, deschidere site, primele facturi). Mulți antreprenori varsă 1 000-2 000 RON pentru flexibilitate. SRL-urile existente cu cifra de afaceri sub 400 000 RON pot menține capitalul actual chiar dacă e sub 500 RON, dar au la dispoziție 2 ani pentru aliniere la noul prag în caz de modificări.

Specimen semnătură administrator

Specimenul de semnătură este documentul prin care administratorul firmei își depune semnătura oficială. Este folosit ulterior pentru autentificarea actelor firmei la bancă, ANAF, parteneri.

Trei variante de obținere

Conform OUG nr. 195/2020, specimenul de semnătură poate fi transmis la ONRC într-una din următoarele forme:

Important de știut: pentru depunere online cu semnătură electronică calificată eIDAS, declarația specimen semnată electronic înlocuiește varianta clasică. Specimenul de semnătură nu are termen de valabilitate.

Declarații tip pe propria răspundere

Sunt formulare tipizate disponibile pe portalul ONRC. Se completează și se semnează olograf (sau electronic dacă depui online):

1. Declarația privind îndeplinirea condițiilor de funcționare (art. 17 din Legea nr. 359/2004) - confirmă că firma respectă cerințele PSI, sanitare, mediu pentru sediu
2. Declarația beneficiarilor reali (Legea nr. 129/2019 anti-spălare bani) - identifică persoanele fizice care controlează firma (peste 25% părți sociale)
3. Declarație administrator că nu este sancționat penal și acceptă mandatul
4. Declarație asociați că informațiile din dosar sunt corecte

Important de știut: declarația beneficiarului real este obligatorie la înființare; din 2021 nu mai există obligația depunerii anuale automate, dar trebuie reactualizată ori de câte ori intervin modificări în structura de control sau la cererea ONRC. Neglijarea obligației de actualizare la modificări duce la amendă 5 000-25 000 RON.

Anexe specifice per cod CAEN

Pentru anumite activități, ONRC sau alte instituții cer anexe suplimentare. Verifică înainte de a depune dosarul dacă codul tău CAEN este în categoria restrictivă.

Tabel CAEN restrictive și anexe necesare

În practică: pentru aceste domenii, dosarul ONRC este doar primul pas. După înregistrarea SRL, depui dosar separat la autoritatea de resort pentru autorizația de funcționare. Termen tipic: 30-90 zile suplimentare.

⚠️ Atenție: pentru CAEN restrictive, firma este înregistrată la ONRC dar nu poate funcționa efectiv până nu obține autorizația de la autoritatea de resort. Facturarea fără autorizație = activitate ilicită, amendă 10 000-50 000 RON plus suspendare CUI.

Cum se depun actele - online vs fizic

Din 2024, ONRC încurajează depunerea online prin noul portal myportal.onrc.ro. Varianta fizică la ghișeu rămâne disponibilă dar este mai lentă.

Tabel comparativ - online vs fizic

Depunere online - pași concreți

1. Procură certificat digital calificat eIDAS de la furnizor autorizat ADR (CertSign, DigiSign, Trans Sped, AlfaSign): 150-400 RON/an. Alternativă: identitate digitală ROeID
2. Creează cont nou pe myportal.onrc.ro (conturile din vechiul portal.onrc.ro nu sunt valabile)
3. Inițiază cerere nouă "Înregistrare persoană juridică"
4. Încarcă PDF toate actele semnate electronic cu semnătură calificată (fiecare asociat semnează actul constitutiv individual)
5. Achită taxa prin card sau virament: 152 RON
6. Depune cererea - primești număr de înregistrare
7. Monitorizează status în secțiunea "Dosarele mele"
8. Primești decizia prin email: aprobare sau cerere îndreptare
9. Descarcă certificat de înregistrare + CUI + cod ONRC

Depunere fizică - pași concreți

1. Programează-te online (programari.onrc.ro) sau telefonic la ONRC județean
2. Pregătește dosarul fizic - toate actele în original + copii xerox
3. Achită taxa la casierie ONRC: 152 RON
4. Depune dosarul la ghișeu - primești dovada de înregistrare
5. Așteaptă 5-7 zile lucrătoare
6. Revii la ghișeu pentru ridicarea certificatului de înregistrare

Checklist completă - verificare dosar înainte de depunere

Înainte de a apăsa "Depune" sau de a merge la ghișeu, parcurge această checklistă punct cu punct. O singură omisiune = respingere și 5-10 zile pierdute.

Checklistă pre-depunere ONRC

• Cerere de înregistrare ONRC - formular tipizat completat integral
• Dovada rezervării denumirii Recom - valabilă (max 30 zile)
• Act constitutiv semnat de toți asociații (electronic calificat dacă online), conține CAEN principal + secundare
• CI asociați copie lizibilă certificată „conform cu originalul", în termen de valabilitate (min. 30 zile)
• Dovada sediu: contract chirie/proprietate/comodat + acord proprietar
• Acord vecini și asociație (dacă sediul e în bloc)
• Contract chirie înregistrat la ANAF (dacă chiriaș)
• Cont bancar blocat deschis + capital social vărsat min. 500 RON (5 000 RON dacă CA estimat > 400 000 RON)
• Extras bancar cu mențiune "vărsare capital constituire SRL"
• Specimen semnătură administrator (notar, avocat, înscris sub semnătură privată sau semnătură electronică)
• Declarația beneficiarului real depusă electronic
• Declarația-tip art. 17 Legea nr. 359/2004 semnată
• Cazier judiciar (doar pentru CAEN restrictive)
• Verificare anexe CAEN specific (dacă restrictiv)
• Taxa ONRC achitată (152 RON)
• Certificat digital eIDAS sau ROeID activ (pentru depunere online)
• Toate documentele PDF în formatul cerut (max 20MB/fișier)

Erori frecvente care duc la respingere

În practică, ONRC respinge dosarele pentru aceste motive (top 5):

1. Rezervare nume expirată - peste 30 zile de la emitere (conform Legii nr. 265/2022)
2. Nume firmă diferit între rezervare Recom și act constitutiv (chiar și o virgulă contează)
3. Lipsă acord vecini pentru sediu în bloc
4. CAEN principal restrictiv fără mențiune că autorizația va fi obținută ulterior
5. Capital social sub 500 RON - vechiul minim de 1 RON nu mai este valabil pentru firmele nou-înființate

Întrebări frecvente

Pot înființa SRL fără să merg fizic la ONRC?

Da, integral online prin myportal.onrc.ro. Ai nevoie de certificat digital calificat eIDAS (150-400 RON/an) sau identitate digitală ROeID, cont pe myportal.onrc.ro și toate documentele în format PDF semnate electronic. Specimenul de semnătură semnat cu certificat calificat este acceptat, eliminând necesitatea deplasării la notar. Termen total online: 3 zile lucrătoare. Sursă: portal ONRC.

Cât costă în total înființarea unui SRL?

Costul minim este aproximativ 800 RON: taxa ONRC (152 RON), rezervare nume (72 RON), specimen semnătură (0-150 RON dacă alegi varianta înscris sub semnătură privată sau notar), certificat digital eIDAS (150-400 RON/an), cont bancar (0-50 RON) plus capitalul social vărsat (minim 500 RON). Detalii și calculator: costuri înființare SRL 2026.

Ce se întâmplă dacă lipsește un act din dosar?

ONRC nu respinge automat - emite "Cerere de îndreptare a neregularităților" prin care ai 15 zile să completezi documentul lipsă. După cele 15 zile, dosarul se închide și trebuie să depui unul nou (cu plata taxelor din nou). Pentru depunere online, procesul este mai rapid: primești notificare în 48 ore și completezi direct în portal.

Trebuie să am cazier judiciar pentru SRL standard?

Nu. Pentru SRL clasic (consultanță, IT, comerț non-alimentar) ONRC nu cere cazier judiciar la înființare. Cazierul judiciar este obligatoriu doar pentru CAEN restrictive: transport, sănătate, învățământ, pază, intermediere imobiliară. Verifică-ți codul CAEN pe lista oficială: dacă apare la "activități reglementate", cere și cazier judiciar.

Pot folosi adresa de domiciliu ca sediu social?

Da, dacă ești proprietar al locuinței sau dacă obții acordul scris al proprietarului plus al asociației de proprietari (pentru blocuri). Procedura completă: contract de comodat dacă spațiul aparține altcuiva (părinți, soț/soție), acord asociație + acord vecini direcți. Pentru detalii pas cu pas, vezi ghidul complet înființare SRL online prin ONRC.

Concluzii și pași următori

Pe scurt: dosarul standard pentru înființare SRL are 8 acte de bază plus declarațiile-tip și eventuale anexe specifice CAEN. Dacă pregătești totul corect din prima și depui online pe myportal.onrc.ro, ai SRL funcțional în 3 zile lucrătoare cu un cost total sub 1 000 RON (excluzând capitalul social).

Pași concreți pentru următoarele zile:

1. Verifică disponibilitatea numelui pe myportal.onrc.ro - 5 minute, taxa 72 RON dacă rezervi
2. Comandă certificat digital eIDAS sau activează ROeID dacă vrei depunere online - termen 1-3 zile
3. Descarcă model act constitutiv de pe onrc.ro - completează cu datele tale
4. Deschide cont bancar blocat și varsă minim 500 RON capital (5 000 RON dacă estimezi CA peste 400 000 RON)
5. Pregătește specimenul de semnătură - notar, avocat sau înscris sub semnătură privată
6. Verifică CAEN-ul - dacă e restrictiv, cere și anexe specifice (plus cazier judiciar)
7. Parcurge checklista din acest articol înainte de a depune

Pentru context complet despre înființarea SRL (pași, costuri, comparație forme juridice), vezi pillar-ul înființare SRL - pași, costuri, acte. Pentru procedura digitală detaliată, vezi înființare SRL online prin ONRC.

Despre autor: Maria Ionescu, redactor afaceri webghid.ro, membru CECCAR (Corpul Experților Contabili) din 2018. 8 ani experiență ca consultant fiscal pentru IMM, specializare în înființare SRL și optimizare regim microîntreprindere.

Ultima actualizare: 24 mai 2026

Surse:

• https://www.onrc.ro/
• https://myportal.onrc.ro/
• https://www.onrc.ro/index.php/ro/inmatriculari/persoane-juridice/societati-cu-raspundere-limitata-debutant-srl-d
• https://www.juridice.ro/810156/modificari-legislative-aduse-prin-legea-nr-239-2025-cu-impact-asupra-societatilor-comerciale.html
• https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/272458
• https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inreg_fisc/
• https://monitoruloficial.ro/