O factură emisă pe SRL este un document de analizat, nu o garanție că întreaga sumă reduce impozitul. Contează scopul achiziției, perioada la care se referă, modul de înregistrare și eventualele limite fiscale.
Regula generală din art. 25 alin. (1) din Codul fiscal permite deducerea cheltuielilor efectuate în scopul desfășurării activității economice. Acest ghid privește costurile unei firme care funcționează deja. Pentru etapa anterioară și imediat următoare înregistrării, vezi separat cheltuielile de înființare a unui SRL.
Starea regulilor: 12 octombrie 2026, verificată în textul Codului fiscal publicat de ANAF. Tratamentul exact depinde de operațiune și de situația societății.
Ce înseamnă deductibilitatea?
La calculul rezultatului fiscal pentru impozitul pe profit, pornești de la veniturile și cheltuielile contabilizate și aplici ajustările fiscale prevăzute de lege. O cheltuială nedeductibilă nu dispare din contabilitate: este adăugată înapoi la calculul rezultatului fiscal.
Cota generală de impozit pe profit este 16%, conform art. 17. Dacă firma are profit impozabil, o cheltuială eligibilă de 1 000 lei poate reduce acest impozit cu 160 lei. Exemplul presupune că suma este integral deductibilă și că nu intervin alte reguli. Nu înseamnă că statul restituie cei 1 000 lei cheltuiți.
Trebuie separate trei întrebări:
| Întrebare | Ce stabilește |
|---|---|
| Este cheltuială contabilă acum? | Momentul și forma recunoașterii costului |
| Este deductibilă la impozitul pe profit? | Efectul asupra rezultatului fiscal |
| Este deductibilă TVA? | Dreptul de deducere analizat separat, potrivit regulilor TVA |
O plată în avans, cumpărarea unui activ sau rambursarea principalului unui împrumut nu sunt automat cheltuieli ale lunii în care pleacă banii. Nici aportul la capitalul social nu este cheltuială.
Microîntreprindere sau impozit pe profit?
În regimul microîntreprinderilor, cota prevăzută de art. 51 este de 1%, iar baza se determină potrivit art. 53, pornind de la venituri și ajustările legale. Chiria, combustibilul sau abonamentele software nu se scad din această bază doar pentru că sunt costuri ale firmei.
Totuși, ele trebuie documentate și înregistrate corect. Influențează rezultatul contabil, banii disponibili și profitul care poate fi distribuit. Regimul micro nu permite folosirea patrimoniului societății ca buget personal al asociatului.
Pentru calculul bazei și verificarea regimului, folosește calculatorul pentru impozitul microîntreprinderii. La trecerea la impozit pe profit, tratamentul fiscal al costurilor și amortizării devine direct relevant pentru impozitare.
Ce costuri curente pot fi deductibile?
În condițiile regulii generale și în absența unei limitări speciale, pot intra aici chiria spațiului folosit pentru activitate, serviciile contabile, utilitățile aferente activității, abonamentele software, publicitatea, comisioanele bancare și serviciile efectiv prestate firmei.
| Tip de cost | Ce trebuie verificat |
|---|---|
| Chirie și utilități | Dreptul de utilizare, perioada și eventuala utilizare mixtă |
| Contabilitate, consultanță, servicii IT | Contractul, prestarea reală și legătura cu activitatea |
| Publicitate și promovare | Campania, livrabilele și justificarea comercială |
| Salarii și cheltuieli asimilate | Încadrarea potrivit art. 25 alin. (2), cu excepțiile aplicabile |
| Bunuri pentru revânzare | Evidența stocurilor și momentul recunoașterii costului |
| Echipamente și alte active | Încadrarea contabilă și amortizarea fiscală, după caz |
Un laptop poate avea un tratament diferit de un abonament lunar. Un contract cu o persoană afiliată poate necesita o analiză suplimentară. Tabelul este un punct de pornire, nu o listă de aprobări automate pentru orice factură cu această denumire.
Cheltuieli cu deductibilitate limitată
Protocol: plafon de 2%
Art. 25 alin. (3) lit. a) limitează cheltuielile de protocol la 2% din baza formată din profitul contabil, la care se adaugă cheltuiala cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. Nu este 2% din cifra de afaceri.
Exemplu simplificat: profit contabil 50 000 lei, cheltuială cu impozitul pe profit 6 000 lei și protocol 3 000 lei. Baza este 59 000 lei, plafonul este 1 180 lei, iar diferența de 1 820 lei este nedeductibilă. Exemplul nu înlocuiește calculul fiscal complet al societății.
Documentează scopul întâlnirii sau al cadoului și legătura comercială. Separat, pot exista consecințe TVA; încadrarea la protocol nu rezolvă automat această parte.
Cheltuieli sociale: plafon de 5%
Art. 25 alin. (3) lit. b) prevede o limită de 5% aplicată asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Baza nu este totalul veniturilor și nici orice cost cu colaboratori.
Legea enumeră categoriile eligibile și condițiile acestora. Nu orice cadou acordat de firmă este automat cheltuială socială. În plus, limita deductibilă pentru societate și plafonul unui beneficiu neimpozabil pentru salariat răspund la întrebări diferite.
Autoturisme cu utilizare mixtă: regula de 50%
Pentru vehiculele rutiere motorizate de cel mult 3 500 kg și maximum nouă locuri, inclusiv șoferul, care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, art. 25 alin. (3) lit. l) limitează la 50% deducerea cheltuielilor aferente, în condițiile articolului.
Există excepții pentru utilizări expres prevăzute de lege, precum anumite servicii de curierat, agenți de vânzări sau achiziții și transport de persoane cu plată. Verifică încadrarea și documentele, nu doar denumirea funcției din contract.
Amortizarea nu intră în această regulă de 50%. Pentru autoturismele din categoria M1, cu maximum nouă locuri, art. 28 alin. (14) prevede, în principiu, limita de 1 500 lei pe lună pentru fiecare autoturism, cu excepțiile legale. Cele două limite nu trebuie amestecate.
Deducerea integrală a costurilor auto cere justificarea situației care o permite. Păstrează documentele privind utilizarea și discută evidențele necesare cu contabilul înainte de a aplica un tratament integral.
Sediu într-o locuință folosită și personal
Art. 25 alin. (3) lit. k) privește costurile de funcționare, întreținere și reparații ale unui sediu aflat într-o locuință a unei persoane fizice, utilizată și personal. Limita este 50% din cheltuielile corespunzătoare suprafețelor puse la dispoziția societății prin contract.
Exemplu: o factură de utilități de 1 000 lei, cu o alocare justificată de 20% către spațiul pus la dispoziția firmei, înseamnă 200 lei aferenți acelui spațiu. Aplicarea limitei de 50% produce o sumă deductibilă de 100 lei, dacă sunt îndeplinite condițiile acestei reguli.
Nu aplica mecanic același calcul unei locuințe cumpărate de societate. Pentru sediile din clădiri de locuit deținute de firmă, art. 25 alin. (3) lit. k¹) prevede o regulă distinctă, iar utilizarea în scop personal de către asociați poate conduce la nedeductibilitate.
Ce costuri sunt nedeductibile?
Art. 25 alin. (4) enumeră categoriile și excepțiile relevante. Printre situațiile frecvente se află:
- cheltuiala cu propriul impozit pe profit;
- dobânzile, majorările, amenzile și penalitățile datorate autorităților în condițiile articolului;
- costurile făcute în favoarea asociaților, fără justificarea unei operațiuni eligibile pentru societate;
- cheltuielile de sponsorizare și mecenat, chiar dacă există un mecanism separat de scădere din impozit.
Penalitățile contractuale către parteneri nu sunt identice cu amenzile către autorități. Analizează natura obligației și legătura cu activitatea. Nu extinde automat regula privind sancțiunile publice la orice penalitate dintr-un contract comercial.
Sponsorizarea: cost nedeductibil, posibilă scădere din impozit
Pentru plătitorii de impozit pe profit, art. 25 alin. (4) lit. i) permite, în condițiile legii, scăderea sponsorizării din impozitul datorat în limita celei mai mici dintre:
- 0,75% din cifra de afaceri;
- 20% din impozitul pe profit datorat.
Pentru sponsorizările către entități nonprofit și unități de cult, verifică înscrierea beneficiarului în registrul ANAF la data încheierii contractului, conform condițiilor articolului.
Exemplu: cifra de afaceri 500 000 lei și impozit pe profit de 6 000 lei înaintea acestei scăderi. Limitele sunt 3 750 lei și 1 200 lei. La o sponsorizare eligibilă de 1 500 lei, suma care poate reduce impozitul în acest exemplu este 1 200 lei, iar impozitul rămas este 4 800 lei. Cheltuiala de sponsorizare rămâne nedeductibilă la calculul rezultatului fiscal.
Nu transfera acest exemplu regimului micro și nu confunda sponsorizarea cu achiziția unui serviciu de publicitate.
Ce documente pregătești pentru contabil?
Pentru fiecare cost, păstrează documentul de achiziție, dovada plății când este relevantă și explicația operațiunii. Adaugă contractul, comanda, recepția sau livrabilele, în funcție de natura costului. Pentru utilizarea mixtă, documentează metoda de alocare.
O factură pentru „consultanță” este mai ușor de justificat când dosarul arată ce serviciu a primit firma. La protocol, o explicație a contextului comercial ajută mai mult decât simpla etichetă scrisă pe bon. La un activ, notează data punerii în funcțiune și informațiile necesare amortizării.
Organizează separat costurile integral deductibile, cele cu limită și cele nedeductibile. Astfel, contabilul poate calcula ajustările fără să reconstruiască fiecare operațiune din extrasul bancar.
Întrebări frecvente
Pot deduce orice cheltuială dacă factura are CUI-ul firmei?
Nu. Datele firmei pe factură nu dovedesc singure scopul economic și nu înlătură limitele legale. O cumpărătură personală rămâne problematică chiar dacă este plătită din contul societății.
Pot deduce o cheltuială dacă firma nu este plătitoare de TVA?
Statutul TVA și impozitul pe profit sunt analize distincte. Lipsa dreptului de deducere a TVA nu face automat costul nedeductibil la impozitul pe profit. Contabilul stabilește valoarea costului și tratamentul fiscal aplicabil.
Deplasările și diurna au același plafon?
Nu. Documentarea deplasării, costurile de transport și cazare și tratamentul indemnizației trebuie analizate separat. Plafoanele de neimpozitare a indemnizației la salariat, prevăzute de art. 76, nu reprezintă pur și simplu un plafon general de deductibilitate pentru orice cost al firmei.
Ce verific înainte de închiderea perioadei?
Documentele lipsă, alocările pentru utilizarea mixtă, costurile care trebuie amortizate și limitele calculate pe baza corectă. Cere o situație a ajustărilor fiscale; profitul contabil și profitul impozabil nu trebuie presupuse identice.
Surse
- ANAF, Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, text actualizat indicat pe pagină inclusiv prin Legea nr. 170/2026: static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_2023.htm
- Art. 17 și 19: cota impozitului pe profit și calculul rezultatului fiscal.
- Art. 25 alin. (1)-(4): regula generală, limitele și cheltuielile nedeductibile.
- Art. 28 alin. (14): limitarea amortizării autoturismelor M1.
- Art. 51 și 53: cota și baza impozitului pe veniturile microîntreprinderilor; art. 76: indemnizații și venituri asimilate salariilor.
