Înființare SRL online - dosar și semnare pentru ONRC

Înființarea unui SRL în România se poate face integral online din 2020, dar mulți antreprenori încă cred că trebuie să meargă fizic la Oficiul Registrului Comerțului. În practică, portalul myportal.onrc.ro permite depunerea completă a dosarului de la birou, cu condiția să ai un certificat digital calificat.

Dacă modifici ulterior obiectul de activitate, consultă procedura de adăugare a unui cod CAEN în loc să tratezi schimbarea ca o nouă înființare.

Înainte de depunere, clarifică rolul ONRC și al portalului RECOM, ca să nu confunzi verificarea unei firme cu înregistrarea ei.

Înregistrarea în registrul comerțului nu are taxă de registru. Verifică separat publicarea și serviciile solicitate în nota de calcul; depunerea online nu oferă o reducere generală de 50%.

Pentru contextul general al înființării SRL (forme alternative, capital social, alegerea sediului), citește pillarul ghid complet înființare SRL. Aici ne concentrăm strict pe procedura online prin ONRC.

Cerințe preliminare: certificat digital și semnătură electronică

Înainte de a deschide portalul ONRC, ai nevoie de trei lucruri configurate corect. Fără ele, vei pierde timp și vei abandona procesul la pasul 4.

1. Certificat digital calificat (semnătură electronică)

Certificatul digital calificat este echivalentul juridic al semnăturii olografe, conform Regulamentului eIDAS (UE) nr. 910/2014. Pentru depunerea actelor la ONRC, certificatul trebuie să fie de tip "calificat" (qualified electronic signature), nu simplu sau avansat.

Furnizori acreditați în România (lista oficială publicată în European Trusted List - eIDAS):

Important de știut: certificatul se emite pe persoana fizică (administratorul SRL), nu pe firmă. Pentru emitere ai nevoie de copie buletin și fie deplasare unică la un punct de validare a identității, fie validare video remote (DigiSign și certSIGN oferă această variantă). Valabilitatea standard este 1 an, dar poți alege 2 sau 3 ani cu reducere proporțională la cost.

2. Cont activ pe portalul ONRC

Contul se creează gratuit pe portal.onrc.ro. Ai nevoie de:

• Adresă de email valabilă (folosită ulterior pentru notificări dosar)
• Număr de telefon (pentru validare SMS)
• CNP-ul persoanei care depune dosarul (de obicei administrator sau împuternicit)

3. Software de semnare electronică instalat

Pentru a semna documentele PDF înainte de upload, ai nevoie de:

• shellSAFE Suite (gratuit, certSIGN) sau SafeNet Authentication Client (DigiSign)
• Adobe Acrobat Reader DC (verificare semnături)
• Driver token USB instalat și funcțional

[!warning] Atenție - aici se greșește des Mulți antreprenori cumpără certificat digital "simplu" sau "avansat" (de tip e-mail signing) și abia la pasul 9 din depunere descoperă că ONRC îl respinge. Cere explicit furnizorului certificat calificat (qualified, conform eIDAS) pentru depunere la Registrul Comerțului. Diferența de preț nu este semnificativă, dar fără el dosarul este invalid.

Verificarea numelui firmei prin Recom

Înainte de a redacta actul constitutiv, verifici dacă numele dorit pentru SRL este disponibil. Procedura se numește rezervare denumire și se face online prin serviciul Recom (Registrul Electronic al Comerțului).

Pașii verificării

1. Intri pe myportal.onrc.ro, secțiunea "Verificare disponibilitate și rezervare firmă"
2. Introduci 3 variante de denumire (în ordinea preferinței)
3. Verifică serviciile cu tarif și nota de calcul pentru publicare, dacă este cazul.
4. Primești dovada de disponibilitate în 1-2 zile lucrătoare pe email

În practică, asta înseamnă: pregătește 5-6 variante înainte, pentru că primele 2-3 alegeri sunt aproape sigur ocupate sau prea similare cu firme existente. ONRC respinge denumiri care diferă doar prin o literă sau prin spațiu.

Reguli ONRC pentru denumiri valide (conform Legii 265/2022 și normelor metodologice):

• Minimum 3 caractere, fără limită maximă strictă (ONRC respinge denumiri excesiv de lungi case-by-case)
• Fără cuvinte rezervate ("național", "român", "academic", "institut") fără aviz special de la Secretariatul General al Guvernului
• Fără caractere speciale (@, #, &) - doar litere, cifre, cratimă, punct
• Forma juridică se adaugă automat la final (SRL, SA etc.), nu o incluzi în denumire

[!tip] Pont practic Verifică în paralel disponibilitatea domeniului .ro prin serviciul WHOIS RoTLD. Dacă firma se va numi "Inovatech Solutions SRL" dar inovatech.ro este deja luat, alege altă denumire. Coerența brand-domeniu economisește bătăi de cap ulterior cu marketing și e-Factura.

Pași 1-9 pe portalul ONRC online

După ce ai certificatul digital, contul creat și denumirea rezervată, parcurgi efectiv depunerea online. Procesul are 9 pași tehnici în portal.

Pas 1: Login și selectare tip cerere

Te autentifici pe myportal.onrc.ro cu user/parolă și token USB introdus (sau certificat cloud, dacă furnizorul tău oferă remote signing). Selectezi din meniu: "Cerere de înmatriculare persoană juridică" → "SRL".

Pas 2: Date generale firmă

Completezi:

• Denumire firmă (exact cum este pe dovada de disponibilitate)
• Forma juridică: SRL
• Durată: nedeterminată (recomandat) sau perioadă fixă
• Sediu social: adresă completă cu CP (cod poștal)

Pas 3: Alegerea codurilor CAEN

Selectezi un cod CAEN principal și activitățile secundare necesare. Lista actuală este CAEN Rev. 3 (în vigoare din 1 ianuarie 2025). Pentru detalii despre cum alegi codul potrivit pentru regimul microîntreprindere, consultă microîntreprindere - ghid complet - anumite coduri exclud automat regimul micro 1%.

Atenție: unele coduri CAEN (medicale, transport, construcții, jocuri de noroc) necesită autorizații suplimentare după înmatriculare. Dacă alegi cod 4941 (transport rutier de marfă), vei avea nevoie de licență ARR separat.

Pas 4: Asociați și administratori

Completezi datele asociaților (persoane fizice sau juridice):

• CNP / CUI
• Adresă completă
• Procent participare la capital (suma = 100%)
• Calitate: asociat / administrator / asociat unic

Pentru SRL cu asociat unic, completezi un singur rând cu 100%. Pentru 2+ asociați, suma procentelor = 100% obligatoriu.

Pas 5: Redactarea actului constitutiv

Portalul ONRC pune la dispoziție un generator de act constitutiv standard care completează automat datele din pașii anteriori. Pentru SRL clasic cu asociat unic și obiect simplu de activitate, acest generator este suficient.

Pentru structuri complexe (cesiuni preferențiale, clauze de neconcurență, distribuție dividende non-proporțională), recomandăm redactare cu avocat și upload PDF semnat în loc de generatorul standard.

Pas 6: Vărsarea capitalului social

Din 18 decembrie 2025, capitalul social minim pentru SRL nou-înființat este 500 lei (Legea nr. 239/2025 care a modificat Legea 31/1990). Vechea limită de 1 leu (introdusă prin Legea 102/2020) nu mai este aplicabilă pentru firmele înființate după intrarea în vigoare a legii.

În plus, pentru SRL-urile existente cu cifră de afaceri netă peste 400.000 lei, valoarea minimă a capitalului social este de 5.000 lei, cu termen de conformare până la 18 decembrie 2027.

Procedura de vărsare:

1. Deschizi cont bancar provizoriu pe persoană fizică la o bancă (BCR, BRD, BT, ING, Raiffeisen, Revolut Business)
2. Depui suma reprezentând capitalul social (minim 500 lei, cash sau transfer)
3. Soliciti dovada de vărsare capital (foaie de vărsământ sau extras de cont)
4. Încarci dovada în portal la pasul 6

După înmatriculare, contul se transformă în cont curent al firmei (sau deschizi unul nou și transferi banii).

Pas 7: Documente pentru sediu social

Sediul social poate fi:

• La domiciliu (al asociatului/administratorului)
• Spațiu închiriat (contract chirie + acordul proprietarului)
• La sediu profesional (avocat, notar, contabil - serviciu plătit 50-150 RON/lună)

Pentru sediu la domiciliu (cel mai frecvent), încarci:

• Copie act de proprietate (intabulare sau extras CF actualizat)
• Declarație pe proprie răspundere că imobilul nu este grevat de sarcini incompatibile

Pentru spațiu închiriat, încarci contractul de chirie înregistrat la ANAF.

Pas 8: Cazier fiscal asociați

Portalul ONRC interogează automat cazierul fiscal al asociaților prin sistemul de interconectare cu ANAF. Nu mai trebuie să soliciți tu cazierul - este obținut automat dacă bifezi acordul de prelucrare date la pasul 1.

Excepție: pentru asociați persoane juridice străine sau persoane fizice fără CNP românesc, încarci tu cazierul fiscal echivalent din țara de origine.

Pas 9: Semnare electronică și plata taxelor

Ultimul pas: descarci dosarul generat (PDF cu toate documentele), îl semnezi electronic cu certificatul digital calificat și încarci înapoi în portal. Apoi plătești taxele direct prin portal (card sau internet banking).

După plată, primești numărul de înregistrare a dosarului și un email de confirmare. Procesarea durează 3-5 zile lucrătoare.

Checklist documente upload în portal

Verifică înainte de pasul 9 că ai toate documentele scanate în PDF (max 5 MB per fișier):

Timp total și costuri

Pe scurt, înființarea unui SRL prin ONRC online înseamnă:

Publicare și servicii distincte: verifică nota de calcul ONRC.

Înregistrarea în registrul comerțului nu are taxă de registru. Verifică separat publicarea și serviciile solicitate în nota de calcul; depunerea online nu oferă o reducere generală de 50%.

Costurile suplimentare (opționale) includ: contabil pentru consultanță (200-500 lei), notariat pentru specimene de semnătură dacă alegi varianta clasică (80-120 lei), traducere autorizată pentru documente străine (50-150 lei/pagină). Capitalul social vărsat (500 lei minim) nu este o cheltuială - rămâne în firma ta și poate fi folosit pentru primele plăți.

Greșeli comune în procedura online

Pe scurt, cele mai frecvente 5 erori care duc la respingerea dosarului online sunt:

1. Certificat digital de tip greșit - simplu/avansat în loc de calificat. Riscul concret: dosar respins la pasul 9, pierzi taxa de înregistrare (100 lei online).
2. Denumire firmă cu spațiu sau caracter diferit față de dovada de disponibilitate. ONRC verifică string-matching exact. Corectează denumirea potrivit documentului de rezervare; nu există taxa de registru de 10 lei indicată anterior.
3. Activitate incompatibilă cu regimul micro - verifică excluderile din art. 47. Consultanța în management și activitățile juridice nu sunt excluse automat doar prin codul CAEN.
4. Capital social sub minimul legal de 500 lei - de la 18 decembrie 2025 (Legea 239/2025), depunerea cu 1 leu determină respingere automată a dosarului.
5. PDF semnat cu altă semnătură decât cea înregistrată la ONRC - dacă administratorul depune cu certificat pe numele altui asociat, dosarul este invalid. Fiecare administrator semnează cu certificatul propriu.

Consultă contabilul dacă: ai dubii la codul CAEN, planifici să optezi din start pentru regim de TVA, sau ai asociați persoane juridice străine.

După înregistrare: CUI, ANAF, SPV

Pe scurt, după ce ONRC emite Certificatul de Înregistrare (CUI), mai ai 3 pași obligatorii în prima săptămână:

1. Înregistrarea fiscală la ANAF

ONRC transmite automat datele firmei către ANAF, iar numărul CUI se obține concomitent cu înregistrarea în Registrul Comerțului. Verifici activarea CUI în SPV (Spațiul Privat Virtual) în 24-48 ore după emiterea Certificatului.

2. Activare cont SPV (Spațiul Privat Virtual ANAF)

Conform OPANAF nr. 1090/2022, toate firmele sunt obligate să aibă cont SPV activ pentru comunicarea oficială cu ANAF. Activarea se face pe portalul ANAF, secțiunea SPV, cu certificatul digital calificat (același folosit la ONRC).

În SPV vei primi: notificări fiscale, declarațiile obligatorii (D100, D300, D394, D406 SAF-T), e-facturile primite și emise. Activează accesul necesar pentru comunicarea electronică și obligațiile fiscale; verifică procedura ANAF pentru reprezentant.

3. Înregistrare e-Factura RO

Din 1 ianuarie 2024, toate firmele B2B emit obligatoriu factura prin sistemul e-Factura (SPV ANAF). Activarea este automată odată cu SPV, dar trebuie să configurezi un program de facturare conectat la API ANAF (SmartBill, Oblio, FGO, sau soluție proprie).

Pentru detalii complete despre e-Factura, integrare API și taxe sancțiuni la nedepunere, vezi pillarul dedicat e-Factura ANAF.

Întrebări frecvente

Pot înființa SRL online fără să mă deplasez deloc?

Da, integral. Singura deplasare opțională este la furnizorul de certificat digital pentru validarea identității (1 oră), dar majoritatea furnizorilor oferă acum validare video remote. Toate celelalte etape (Recom, ONRC, ANAF, bancă) se fac 100% online.

Cât de rapid pot avea SRL funcțional dacă am toate documentele pregătite?

Înregistrarea în registrul comerțului nu are taxă de registru. Verifică separat publicarea și serviciile solicitate în nota de calcul; depunerea online nu oferă o reducere generală de 50%.

Ce se întâmplă dacă dosarul este respins?

Citește încheierea și motivele indicate. Verifică termenul și procedura pentru completare, redepunere sau contestare; nu presupune o taxă de registru nouă după un interval universal de 15 zile.

Pot înființa SRL fără capital social efectiv vărsat?

Nu. Minimul legal este 500 lei (din 18 decembrie 2025, conform Legii 239/2025), verifică termenul legal de vărsare și documentele din lista ONRC. Pentru SRL-urile cu cifră de afaceri peste 400.000 lei, pragul crește la 5.000 lei (termen de conformare: 18 decembrie 2027). Excepție: aport în natură (bunuri evaluate de expert ANEVAR) - procedura este mai complexă și de obicei rezervată pentru aporturi mari.

E mai ieftin să folosesc un birou contabil sau să fac singur procedura?

Compară costul depunerii directe cu oferta de asistență pentru același dosar. Separă onorariul, publicarea, certificatul și capitalul social; nu există un total universal DIY.

Concluzii și pașii următori

Înregistrarea în registrul comerțului nu are taxă de registru. Verifică separat publicarea și serviciile solicitate în nota de calcul; depunerea online nu oferă o reducere generală de 50%.

Următorii pași după primirea Certificatului de Înregistrare:

1. Activează accesul SPV ANAF potrivit procedurii pentru reprezentant
2. Decide regimul fiscal: microîntreprindere 1% sau impozit pe profit (pentru praguri și criterii, citește microîntreprindere - ghid complet)
3. Configurează program de facturare compatibil e-Factura
4. Deschide cont curent al firmei (din contul provizoriu de capital)
5. Consultă contabilul pentru declarațiile primei luni de activitate

Ultima actualizare: 2026-05-24

Surse:

• MyPortal ONRC (depunere dosar): https://myportal.onrc.ro
• Portal ONRC (informații): https://www.onrc.ro
• ANAF SPV: https://www.anaf.ro/anaf/internet/SPV/
• Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului: https://legislatie.just.ro
• Legea nr. 31/1990 privind societățile (actualizată cu Legea 239/2025): https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1052
• Regulamentul eIDAS (UE) 910/2014: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32014R0910
• Lista furnizori certificate calificate (ADR): https://www.adr.gov.ro
• European Trusted List eIDAS: https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/RO

Temei: Legea nr. 265 din 22 iulie 2022 privind registrul comerțului, art. 44; lista de documente și notele privind tarifele publicate de ONRC - onrc.ro.