Declarația de beneficiar real - cine o depune, când și cum

Definiția și înregistrarea declarației de beneficiar real

Reprezentantul legal semnează declarația privind beneficiarul real pe propria răspundere. Depuneți documentul la înmatricularea societății. Repetați procedura la orice modificare pentru a înregistra datele în Registrul beneficiarilor reali al societăților. Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) organizează Registrul central al beneficiarilor reali. Pentru context, verifică ce este ONRC și ce servicii oferă.

Sursa: Legea nr. 129/2019 - Monitorul Oficial nr. 589.

Criteriile de identificare a beneficiarului real

Beneficiarul real este orice persoană fizică ce deține sau controlează entitatea.

Deținerea a peste 25% din capitalul societății indică exercitarea directă a dreptului de proprietate. Dacă deținerea se face prin entități controlate de aceeași persoană fizică, exercitarea dreptului de proprietate este indirectă.

Atenție: dacă criteriile de proprietate sau control nu identifică nicio persoană, se aplică regula de rezervă. În acest caz, beneficiarul real este persoana fizică din conducerea de rang superior. Aceasta include administratorul, membrii consiliului de administrație sau directorii cu competențe delegate.

Identificarea depinde de structura societății, indiferent de diferențele dintre SRL cu asociat unic și SRL cu mai mulți asociați.

Iată câteva scenarii:

Deținerea peste 25% este primul criteriu. Conducerea este soluția de rezervă când nu se identifică nicio persoană după criteriul de proprietate sau control.

Sursa: Legea nr. 129/2019.

Termene de depunere și situații de modificare

Poți declara beneficiarul real direct în actul constitutiv. Această opțiune funcționează la înmatricularea societății. Este inclusă în actele necesare pentru înființarea unui SRL.

Orice schimbare a datelor beneficiarului real impune o nouă depunere.

Depui declarația în 15 zile dacă beneficiarul își schimbă domiciliul sau actul de identitate. Aceasta este o obligație și dacă se modifică numărul de părți sociale. Regula se aplică și la cum se face transferul de părți sociale. Pentru aceste modificări, depui doar o declarație. Nu ai nevoie de un act adițional la actul constitutiv.

Majoritatea companiilor românești nu depun declarația anual. Depunerea anuală este obligatorie doar pentru entități cu acționari înregistrați în jurisdicții necooperante fiscal. Aceasta vizează și entitățile din jurisdicții cu risc ridicat de spălare a banilor sau sub monitorizare internațională. Depui declarația anual în termen de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale.

Sursa: Legea nr. 129/2019, art. 56.

Procedura de depunere a declarației: date necesare și canale de transmitere

Depunerea documentelor la registrul comerțului respectă standarde precise. Acestea vizează datele colectate și modul de transmitere. O eroare în conținut sau în semnare poate respinge dosarul. Obligația apare și la înființarea unui SRL online prin ONRC.

Declarația pentru fiecare beneficiar real cuprinde următoarele date:

• numele și prenumele
• data și locul nașterii
• codul numeric personal
• seria și numărul actului de identitate
• cetățenia
• domiciliul sau reședința
• modalitățile prin care se exercită controlul asupra persoanei juridice

Sursa: Legea nr. 129/2019, art. 56 alin. (4).

Atenție - la dosar se includ și alte documente obligatorii. Nu depune doar declarația (ONRC). Dacă ești la început, vezi și înființarea unui SRL online prin ONRC.

Depuneți la dosar:

• declarația în original
• copia după actul de identitate al solicitantului
• împuternicirea specială în original, dacă este cazul

Transmiterea urmează diferite căi. Alegerea depinde de tipul de semnătură disponibil:

Declarația poate fi sub semnătură privată sau document electronic. Aceasta poate fi dată în fața unui reprezentant al registrului comerțului. Un notar poate depune documentul cu dată certă sau un avocat îl poate atesta. Legea nr. 129/2019, art. 56 alin. (5) și alin. (6)

Verifică în portalul myONRC. Descarcă formularele din secțiunea Formulare offline RBR sau de pe site-ul onrc.ro.

Sancțiuni financiare și riscul de dizolvare a societății

Nedepunerea declarației de către reprezentantul legal constituie contravenție.

Organele de control ANAF sau agenții Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB) pot constata această abatere.

Concret:

• amenda aplicată variază între 5.000 lei și 10.000 lei.
• sancțiunea se aplică conform art. 57 alin. (1) din Legea nr. 129/2019.

Dacă situația nu este remediată după amendă, firma riscă dispariția juridică.

Mulți administratori ignoră termenul de remediere după constatarea contravenției.

Dacă nu depui declarația în termen de 30 de zile de la aplicarea amenzii, ONRC poate solicita tribunalului dizolvarea societății.

Procesul de dizolvare nu este instantaneu. Conform art. 57 alin. (2) din Legea nr. 129/2019, poți înlătura cauza de dizolvare înainte de pronunțarea finală. Depune declarația chiar și în timpul procesului pentru a opri dizolvarea.

Sursa: Legea nr. 129/2019, art. 57.

Accesul la Registrul beneficiarilor reali

Prin hotărârea din 22 noiembrie 2022, în cauzele conexate C-37/20 și C-601/20, Curtea de Justiție a Uniunii Europene a declarat nevalidă dispoziția din directiva privind combaterea spălării banilor care cerea ca datele beneficiarilor reali să fie accesibile, în toate cazurile, oricărui membru al publicului larg.

În România, după intrarea în vigoare a Legii nr. 86/2025, accesul persoanelor fizice și juridice la registru (art. 19 alin. (8) lit. c) din Legea nr. 129/2019) este permis doar celor care pot demonstra un interes legitim, potrivit anunțului ONRC din 13 iunie 2025. Solicitantul se înregistrează pe myportal.onrc.ro, încarcă dovada interesului legitim, actul de identitate și, dacă e cazul, împuternicirea, iar ONRC verifică documentele înainte de a acorda accesul. Tariful este stabilit prin anexa 2 la Ordinul ministrului justiției nr. 7323/C/2020.

Autoritățile de supraveghere și control, organele judiciare, ONPCSB și entitățile raportoare, precum băncile atunci când aplică măsurile de cunoaștere a clientelei, au acces la registru conform art. 19 alin. (8) lit. a) și b) din Legea nr. 129/2019.

Situații speciale în funcție de tipul entității

• Asociații și fundații: registrul beneficiarilor reali este ținut de Ministerul Justiției (art. 19 alin. (5) lit. b) din Legea nr. 129/2019).
• Fiducii: registrul este ținut de ANAF (art. 19 alin. (5) lit. c) din Legea nr. 129/2019).
• PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială: nu sunt persoane juridice (OUG nr. 44/2008), iar obligația de la art. 56 alin. (1) din Legea nr. 129/2019 se aplică doar persoanelor juridice înregistrate în registrul comerțului.
• Firme de stat: începând cu 14 septembrie 2022, regiile autonome, companiile și societățile naționale și societățile deținute integral sau majoritar de stat depun și ele declarația la înmatriculare și la fiecare modificare (art. II din OUG nr. 123/2022).
• Institute naționale de cercetare-dezvoltare: depun declarația la înmatriculare și la fiecare modificare (art. III din Legea nr. 164/2025, Monitorul Oficial nr. 978 din 23 octombrie 2025).
• Societăți cotate pe o piață reglementată: regula pragului de 25% nu li se aplică, dacă sunt supuse cerințelor de transparență din dreptul Uniunii Europene (art. 4 alin. (2) lit. a) pct. 1 din Legea nr. 129/2019).

Răspunsuri scurte despre beneficiarul real

Când se depune declarația de beneficiar real? La înmatriculare și în 15 zile de la orice modificare a datelor beneficiarului real (art. 56 alin. (1) și (3) din Legea nr. 129/2019).

Ce este declarația pe propria răspundere privind beneficiarul real? Este documentul prin care reprezentantul legal comunică registrului cine sunt persoanele fizice care dețin sau controlează în final firma; conținutul și modul de depunere sunt explicate în secțiunile de mai sus.

Cine sunt beneficiarii reali ai unui SRL cu asociat unic? Asociatul unic persoană fizică deține 100% din părțile sociale, deci depășește pragul de 25% și este beneficiar real (art. 4 alin. (2) lit. a) pct. 1 din Legea nr. 129/2019).

Trebuie refăcut actul constitutiv când se schimbă beneficiarul real? Nu. Schimbarea datelor beneficiarilor reali nu obligă la act modificator al actului constitutiv; se depune doar o nouă declarație (art. 56 alin. (7) din Legea nr. 129/2019).

Se depune declarația la ONPCSB? Nu. Potrivit ONPCSB, declarația se depune la ONRC pentru firme, la Ministerul Justiției pentru asociații și fundații și la ANAF pentru fiducii.

Surse și documente consultate

• Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, art. 4, 19, 56 și 57, Monitorul Oficial nr. 589 din 18 iulie 2019, cu modificările ulterioare - legislatie.just.ro
• OUG nr. 123/2022 privind modificarea Legii nr. 129/2019, Monitorul Oficial nr. 906 din 14 septembrie 2022 - legislatie.just.ro
• Legea nr. 164/2025 pentru aprobarea OUG nr. 123/2022, Monitorul Oficial nr. 978 din 23 octombrie 2025 - legislatie.just.ro
• ONRC, Înregistrarea datelor din declarația privind beneficiarul real, consultată la 12 octombrie 2026 - onrc.ro/index.php/ro/mentiuni/persoane-juridice/inregistrarea-datelor-din-declaratia-privind-beneficiarul-real
• ONRC, anunț privind accesul la Registrul beneficiarilor reali după Legea nr. 86/2025, 13 iunie 2025 - onrc.ro
• ONPCSB, Întrebări și răspunsuri frecvente - onpcsb.ro/ro/a/133/intrebari-si-raspunsuri-frecvente
• Curtea de Justiție a Uniunii Europene, comunicat de presă nr. 188/22 din 22 noiembrie 2022, cauzele C-37/20 și C-601/20 - curia.europa.eu