Cum trimit o e-Factura către o persoană fizică - cazuri practice (B2C)

Din 1 ianuarie 2025, obligația de transmitere prin RO e-Factura nu se mai oprește la tranzacțiile B2B. Toți operatorii economici români care emit facturi către persoane fizice (B2C) trebuie să încarce și aceste documente în Spațiul Privat Virtual ANAF, în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere (termen unificat cu B2B prin OUG 89/2025, aplicabil de la 1 ianuarie 2026 - anterior erau 5 zile calendaristice). Sancțiunile au început să fie aplicate de la 1 iulie 2025, după expirarea perioadei de grație de 6 luni: amenzi între 1 000 și 10 000 RON, în funcție de categoria contribuabilului.

Concret: dacă ai o frizerie, un atelier auto sau un mic restaurant și emiți 50 de facturi pe lună către clienți persoane fizice, fiecare dintre ele trebuie să ajungă în SPV. Diferența față de B2B este modul de identificare a beneficiarului - aici intervine CNP-ul (Codul Numeric Personal) și, în cazurile în care clientul nu îl furnizează, codul de fallback 0000000000000. Mai mult, prin amendamentul susținut de Ministerul Finanțelor și adoptat la 18 mai 2026 în Comisia de Buget-Finanțe a Camerei Deputaților, transmiterea CNP-ului în câmpul de identificare devine opțională pentru relația B2C, urmând să se folosească un cod generic în lipsa acestuia. Acest ghid îți explică pas cu pas cum se face corect.

TL;DR

• Obligatoriu: e-Factura B2C pentru toți operatorii din 1 ianuarie 2025 (OUG 69/2024); amenzi efective din 1 iulie 2025.
• Identificare client: CNP în câmpul BT-46 al XML-ului UBL 2.1, devenit opțional prin amendamentul MFP din 18 mai 2026.
• Fără CNP: codul 0000000000000 (13 zerouri) este acceptat de SPV ANAF ca identificator generic.
• Termen: 5 zile lucrătoare de la data emiterii (OUG 89/2025, aplicabil de la 1 ianuarie 2026), identic cu B2B.
• Amenzi: 1 000-2 500 RON contribuabili mici, 2 500-5 000 RON mijlocii, 5 000-10 000 RON mari contribuabili.

Cadru legal B2C (OUG 69/2024 + modificările din 2025-2026)

Extinderea sistemului e-Factura la tranzacțiile B2C a fost reglementată în două etape. Prima etapă a vizat operatorii care vând produse cu risc fiscal ridicat (legume, fructe, alcool, încălțăminte, articole de îmbrăcăminte). A doua etapă, intrată în vigoare la 1 ianuarie 2025 prin OUG 69/2024, a generalizat obligația pentru toate tranzacțiile B2C, indiferent de domeniul de activitate. Perioada 1 iulie - 31 decembrie 2024 a fost opțională, iar primele 6 luni din 2025 au fost perioadă de grație fără amenzi.

Important de știut: obligația B2C nu înseamnă că persoana fizică trebuie să aibă cont SPV pentru a primi factura. Operatorul economic transmite XML-ul în SPV, iar către client trimite factura sub formă tradițională (PDF prin email sau print la casierie). SPV-ul este doar canal de raportare către ANAF.

Acte normative aplicabile

Atenție - aici se greșește des: mulți antreprenori cred că facturile cu valoare mică sau bonurile fiscale sunt exceptate. Greșit. Doar bonul fiscal emis prin casa de marcat fără solicitare de factură este exceptat. În momentul în care clientul cere factură, ea intră obligatoriu în e-Factura, indiferent de valoare.

Cum se identifică persoana fizică în e-Factura (CNP opțional din mai 2026)

În format UBL 2.1 (standardul european EN 16931 adoptat de ANAF), beneficiarul facturii are mai multe câmpuri de identificare. Pentru persoanele fizice rezidente în România, ANAF a impus inițial utilizarea CNP-ului în câmpul BT-46 (Buyer identifier), cu schema de identificare specifică. Prin amendamentul MFP adoptat la 18 mai 2026, transmiterea efectivă a CNP-ului devine opțională în relația B2C, iar în absența acestuia se folosește codul generic 0000000000000.

Câmpuri obligatorii pentru B2C

Pentru o factură către persoană fizică, XML-ul trebuie să conțină minimum:

• Nume și prenume complet al cumpărătorului (BT-45)
• CNP în câmpul BT-46, cu identificator de schemă (9947 pentru CNP RO) - opțional după amendamentul din mai 2026, înlocuit cu 0000000000000 dacă nu se furnizează
• Adresa completă (stradă, număr, oraș, județ, cod poștal)
• Țara (RO)
• Bunurile sau serviciile facturate cu coduri și cote TVA aplicabile

În practică, asta înseamnă că la momentul emiterii facturii la casierie sau prin software, ceri clientului datele personale și, dacă acceptă, CNP-ul. Majoritatea programelor de facturare (SmartBill, FGO, SAGA, Oblio) au deja câmpuri dedicate pentru CNP și generează XML-ul corect automat, inclusiv cu codul generic atunci când câmpul este lăsat necompletat.

Diferența față de B2B

Verifică în SPV: după transmitere, statusul facturii B2C devine "validat" în câteva minute dacă CNP-ul este corect. Dacă apare eroare de validare, problema este de obicei la formatul CNP-ului (13 cifre, cifră de control validă matematic).

Cazuri practice B2C: retail, servicii, HoReCa

Aplicarea regulilor diferă în funcție de tipul de activitate. Maria a sintetizat 5 scenarii reale din practica IMM din 2025-2026.

Scenariu 1: Vânzări retail (magazin de îmbrăcăminte)

Un client intră în magazin, alege produse de 350 RON și cere factură pe persoană fizică pentru a putea returna ulterior.

Pași concreți:

1. Casiera introduce produsele în casa de marcat și emite bon fiscal
2. La cererea de factură, casiera deschide programul de facturare integrat (ex. SmartBill POS)
3. Cere clientului: nume, prenume, CNP, adresă completă
4. Generează factura cu referință la bonul fiscal anterior (număr și serie)
5. Tipărește PDF pentru client + transmite XML în SPV în 5 zile lucrătoare

Riscul concret dacă nu se transmite în termen (după 1 iulie 2025): amendă 1 000-2 500 RON pentru contribuabili mici, 2 500-5 000 RON pentru mijlocii și 5 000-10 000 RON pentru marii contribuabili, conform Art. 13^2 din OUG 120/2021 actualizată prin OUG 69/2024.

Scenariu 2: Servicii frizerie (manopera)

Frizeria emite facturi pentru servicii la cerere (multe clienți preferă doar bon fiscal, dar contractele cu firme sau plățile prin card business cer factură).

Pași concreți:

1. La finalul serviciului, casierul deschide aplicația de facturare (Oblio, FGO)
2. Cere CNP-ul clientului care a cerut factura
3. Introduce serviciul: "Tuns + spălat" - 80 RON, TVA 19% (sau scutire dacă neplătitor TVA)
4. Generează PDF + XML
5. Trimite PDF prin email sau WhatsApp + încarcă XML în SPV

Scenariu 3: Mecanic auto (servicii + piese de schimb)

Atelierul facturează reparația auto unui client persoană fizică pentru suma de 2 800 RON (manopera + piese).

Pași concreți:

1. La finalizarea lucrării, mecanicul completează deviz cu toate poziile (manopera și piese separat)
2. Introduce datele clientului în software (CNP, adresă, marcă mașină, număr înmatriculare - opțional, dar util pentru garanție)
3. Factura conține cod CAEN servicii + cod produs pentru piese (TVA 19% standard)
4. Print PDF predat la ieșirea din service + XML transmis în SPV

Important: dacă piesa este montată, factura include și manopera separat - clientul vede transparent ce a plătit.

Scenariu 4: HoReCa (restaurant, factură de grup)

Un grup de 8 persoane cere factură pe persoană fizică (organizator) pentru cina de 1 500 RON.

Pași concreți:

1. La final de masă, ospătarul deschide POS-ul cu modul de facturare
2. Persoana care plătește dă CNP + nume + adresă
3. Factura include detaliile bonului fiscal (număr, dată) + lista preparatelor și băuturilor
4. PDF print sau email + XML transmis în SPV

Scenariu 5: Vânzări online către persoană fizică

Magazinul online procesează 200 comenzi/lună, multe către persoane fizice care nu sunt PFA.

Pași concreți:

1. La checkout, formularul cere obligatoriu CNP pentru emiterea facturii (sau opțiune "doar bon fiscal")
2. Software-ul e-commerce (PrestaShop, WooCommerce cu plugin SmartBill) generează factura automat
3. XML-ul ajunge în SPV automat prin integrare API
4. Clientul primește PDF pe email

Ce dacă clientul nu furnizează CNP (cod 0000000000000)

În practică, mulți clienți nu doresc să-și ofere CNP-ul din motive de confidențialitate. MFinanțe și ANAF au anticipat acest scenariu, iar prin amendamentul adoptat la 18 mai 2026 transmiterea CNP-ului în relația B2C devine oficial opțională, cu cod generic de fallback.

Soluția oficială ANAF

Când clientul nu furnizează CNP-ul, operatorul economic completează câmpul BT-46 cu 0000000000000 (treisprezece zerouri). Factura este acceptată de SPV cu acest cod, iar implicațiile sunt:

• Factura este înregistrată în sistem și ANAF o validează tehnic
• Pentru client persoană fizică, dispare posibilitatea de deducere fiscală (irelevant în B2C pur)
• Operatorul economic NU primește amendă pentru utilizarea codului 0 - este o procedură legală, recunoscută inclusiv de comunicatul MFP privind protecția datelor cu caracter personal în implementarea B2C

⚠️ Atenție - GDPR și colectarea CNP: CNP-ul este dată cu caracter personal cu nivel ridicat de sensibilitate (categorie specială conform Legii 190/2018). Operatorul economic care îl colectează MUSI să aibă temei legal documentat (obligație fiscală - Art. 6 alin. 1 lit. c GDPR), să-l păstreze în condiții de securitate și să-l ștergă la expirarea termenului de păstrare a documentelor contabile (10 ani). Includeți o secțiune dedicată în politica de confidențialitate de pe site sau afișată la casierie.

Când să folosești codul 0 vs să insiști pe CNP

Consultă contabilul dacă: ai dubii în privința unui client care cere repetat codul 0 pentru sume mari sau facturi recurente către aceeași adresă - poate fi indicator de risc fiscal.

Cum trimiți factura: XML în SPV + PDF către client

Procesul are două fluxuri paralele care nu trebuie confundate.

Fluxul XML (obligatoriu, către ANAF)

XML-ul în format UBL 2.1 sau CII este documentul legal opozabil. Se transmite prin SPV manual (upload) sau prin software integrat (SmartBill, FGO, SAGA, Oblio etc.) care folosește API-ul oficial ANAF.

În practică:

• Software integrat = transmitere automată la momentul emiterii sau în lot zilnic
• Upload manual = autentificare în SPV → secțiunea "RO e-Factura" → "Transmitere facturi" → încarcă XML

Fluxul PDF (către client, format de prezentare)

PDF-ul este reprezentarea vizuală a facturii. Conține aceleași date ca XML-ul plus aspect grafic (logo, antet, semnătură). Se trimite clientului prin:

• Email - cel mai folosit canal, automat din software
• WhatsApp/SMS - pentru servicii cu volum mare (frizerie, taxi)
• Print la casierie - retail tradițional și HoReCa
• Cont client pe site - pentru e-commerce și abonamente

Nu uita că: PDF-ul fără XML transmis în SPV NU este o factură legală. Clientul are dreptul să refuze plata sau să raporteze la ANAF dacă identifică o factură nedeclarată.

Pași SPV pas cu pas (upload manual)

Pentru operatori fără software integrat sau pentru cazuri excepționale:

1. Autentificare în SPV: accesezi anaf.ro → SPV → autentificare cu certificat digital calificat sau credențiale token ANAF
2. Navighezi la RO e-Factura: meniu lateral → "Transmitere facturi în sistemul RO e-Factura"
3. Alegi tipul tranzacției: "Vânzare către persoană fizică (B2C)"
4. Încarci fișierul XML: format UBL 2.1 sau CII, max 5 MB per factură
5. Validare automată: sistemul verifică structura XML, CNP-ul, sumele și TVA-ul în câteva secunde
6. Confirmare: primești număr de înregistrare ANAF + ștampila electronică pe document
7. Descarci factura semnată: PDF cu sigiliu Ministerul Finanțelor, pe care îl trimiți clientului
8. Verifici starea: secțiunea "Mesaje primite" confirmă acceptarea sau respingerea

Atenție - aici se greșește des: dacă XML-ul este respins (eroare de validare), ai doar 5 zile lucrătoare să-l corectezi și retransmiti. Trecerea termenului = amendă, chiar dacă ai încercat la timp.

Checklist pre-publicare factură B2C

• CNP-ul clientului are 13 cifre și cifră de control validă (sau 0000000000000)
• Numele și prenumele complet, fără diminutive
• Adresa completă (stradă, număr, oraș, județ, cod poștal)
• Suma totală cu TVA detaliată pe cote (19%, 9%, 5%, scutit)
• Bunurile/serviciile au denumire clară și cantitate
• Data emiterii ≠ data scadenței (dacă există)
• Referință la bonul fiscal anterior (dacă există) - număr și serie
• PDF generat și trimis clientului (email sau print)
• XML încărcat în SPV în maxim 5 zile lucrătoare
• Status "validat" verificat în SPV după transmitere

Întrebări frecvente (FAQ)

Pot folosi codul 0000000000000 pentru toate facturile B2C?

Tehnic, da, iar prin amendamentul MFP din mai 2026 transmiterea CNP-ului devine oficial opțională. În practică, recomandarea Mariei este să ceri CNP-ul atunci când clientul îl oferă fără reținere și să folosești codul 0 ca soluție standard când nu vrea sau nu îl știe. Utilizarea sistematică pentru sume mari sau facturi recurente către aceeași adresă poate atrage totuși atenția ANAF la control fiscal.

Trebuie să cer CNP-ul clientului pentru bonul fiscal sau doar pentru factură?

Doar pentru factură. Bonul fiscal emis prin casa de marcat nu intră în sistemul RO e-Factura și nu necesită CNP. Obligația apare doar când clientul cere expres factură pe persoană fizică, indiferent de valoare.

Cum gestionez GDPR-ul când colectez CNP-uri?

Bazat pe temeiul legal "obligație fiscală" (Art. 6 alin. 1 lit. c GDPR + Art. 9 alin. 2 lit. g pentru date sensibile), nu ai nevoie de consimțământ explicit. Trebuie însă: (1) să incluzi colectarea CNP în politica de confidențialitate, (2) să păstrezi CNP-urile în mod securizat (criptat în baza de date, acces restricționat), (3) să le ștergi după 10 ani de la emiterea facturii. Pentru detalii suplimentare, vezi ghidul ANSPDCP privind facturarea.

Ce se întâmplă dacă clientul îmi cere ulterior factură pentru un bon fiscal vechi?

Conform Codului Fiscal, ai obligația să emiți factura la cerere, în termen de 5 zile lucrătoare de la solicitare, dar nu mai târziu de ultima zi a lunii în care a fost livrat bunul sau prestat serviciul. Dacă cererea vine în luna următoare, situația este complicată - consultă contabilul pentru cazul concret.

Pot trimite factura B2C doar pe WhatsApp, fără email?

Da, PDF-ul poate fi trimis prin orice canal accept de client (WhatsApp, SMS, print, email). Nu există obligație legală privind canalul de livrare al PDF-ului către persoană fizică. Important este să transmiti XML-ul în SPV în termen.

Concluzii și următorii pași

e-Factura B2C nu este complicată dacă ai software de facturare actualizat și înțelegi diferența dintre XML (obligatoriu către ANAF) și PDF (format de prezentare către client). Pe scurt:

1. Cere CNP-ul clientului la momentul facturii - dacă nu îl furnizează, folosește 0000000000000 (oficial opțional după amendamentul MFP din 18 mai 2026)
2. Generează XML și PDF în software-ul de facturare (SmartBill, FGO, SAGA, Oblio)
3. Trimite PDF-ul clientului prin canal preferat
4. Verifică în SPV că XML-ul este validat în maxim 5 zile lucrătoare de la emitere (termen unificat de la 1 ianuarie 2026 prin OUG 89/2025)
5. Documentează colectarea CNP în politica de confidențialitate (GDPR) - chiar dacă transmiterea devine opțională, datele rămân sensibile

Pentru cadrul general al sistemului și sancțiuni complete, consultă ghidul complet e-Factura ANAF 2026. Dacă ai o microîntreprindere și încă nu ai înțeles cum se integrează e-Factura cu regimul fiscal de 1%, citește ghidul complet microîntreprindere 2026.

Despre autor: Maria Ionescu, redactor afaceri și facturare la webghid.ro, membru CECCAR din 2018, 8 ani experiență în consultanță fiscală pentru IMM.

Ultima actualizare: 2026-05-24

Surse:

• ANAF - Sistemul RO e-Factura: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/spv
• OUG nr. 69/2024 - Portal Legislativ: https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/284213
• OUG nr. 120/2021 - cadrul general e-Factura: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/247511
• MFinanțe - Amendament simplificare RO e-Factura (18 mai 2026): https://mfinante.gov.ro/despre-minister/-/asset_publisher/uwgr/content/amendamentul-sus%C8%9Binut-de-ministerul-finan%C8%9Belor-pentru-simplificarea-ro-e-factura-adoptat-%C3%AEn-comisia-de-buget-finan%C8%9Be-a-camerei-deputa%C8%9Bilor
• MFinanțe - Precizări implementare e-Factura B2C și GDPR: https://mfinante.gov.ro/presa-comunicate-de-presa/-/asset_publisher/vMeOfqIFpa30/content/preciz%C4%83ri-despre-implementarea-e-factura-%C3%AEn-regim-b2c-%C3%AEn-raport-cu-prevederile-legisla%C8%9Biei-privind-protec%C8%9Bia-datelor-cu-caracter-personal
• ANSPDCP - protecția datelor: https://www.dataprotection.ro/
• Codul Fiscal (Legea 227/2015): https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/171282