Casa de marcat - cine e obligat, conectarea la ANAF și amenzi

Criterii de aplicare pentru utilizarea casei de marcat

Operatorii economici sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale dacă încasează integral sau parțial contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul sau a serviciilor prestate direct către populație. Obligația apare dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

• Vânzare către populație
• Încasare cu numerar sau card
• Operator economic

Mulți antreprenori cred că plata prin card îi scutește de această cerință. Modul de organizare, precum cum devii PFA sau SRL, nu elimină această obligație. Contează activitatea desfășurată și modul de încasare. Excepția pentru profesii libere nu se aplică oricărei persoane fizice autorizate.

Un terminal POS nu înlocuiește casa de marcat. Trebuie să emiți bonul fiscal cu aparatul de marcat chiar dacă clientul plătește cu cardul.

Este interzisă înmânarea către client a altui document care atestă plata în locul bonului fiscal. Singura excepție este perioada în care casa de marcat este defectă. Dacă un client solicită factura, ai obligația să o eliberezi. Dacă încasezi bani de la populație, prin card sau numerar, trebuie să emiți bon fiscal.

Surse: OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (1); OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (2); OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (9); OUG nr. 28/1999, art. 2 lit. f).

Activități scutite de utilizarea casei de marcat

Legea nu impune utilizarea casei de marcat în anumite situații. Lista de excepții apare în art. 2 din OUG nr. 28/1999.

Excepțiile sunt:

• comerțul ocazional cu produse agricole din producție proprie în piețe și târguri.
• vânzarea de ziare și reviste prin distribuitori specializați.
• transportul public de călători în localitate, pe bază de bilete sau abonamente.
• activitățile de asigurări și intermediere financiară.
• profesiile libere.
• vânzarea obiectelor de cult.
• comerțul prin comis-voiajori și prin corespondență.
• reparațiile efectuate la domiciliul clientului.
• pachetele turistice vândute de agenții.
• lucrările de construcții și amenajări de locuințe.

Lista de excepții este mai lungă. Verifică întotdeauna varianta actualizată a legii.

Dacă încasezi numerar pentru activități exceptate, emiți obligatoriu o chitanță. Aceasta este prevăzută la art. 2^1 din OUG nr. 28/1999.

Schimbul valutar cu numerar pentru persoane fizice nu este scutit. Singura excepție o reprezintă punctele de schimb din incinta instituțiilor de credit.

Există și excepții noi, introduse recent. Verifică în SPV sau la ANAF:

• serviciile de încărcare a vehiculelor electrice prin automate care acceptă exclusiv cardul sau portofelul electronic, conform art. 2 lit. s) din OUG nr. 28/1999.
• automatele comerciale care funcționează exclusiv pe bază de plăți cu cardul, conform Legii nr. 317/2024.

Dacă activitatea ta este pe listă sau aparatul acceptă doar cardul, nu este obligatoriu să ai casă de marcat.

Procedura de instalare și conectare a casei de marcat

1. Cumpără aparatul doar de la distribuitori autorizați sau unități acreditate, alegând furnizorul ca prim pas obligatoriu.
2. Instalează echipamentul nou prin service acreditat, procedură care se finalizează în maximum 72 de ore de la solicitare.
3. Conectează aparatul la distanță prin profil online pentru a transmite datele fiscale către ANAF; conectarea devine efectivă la prima transmitere reușită a raportului fiscal Z.
4. Verifică mesajele ANAF prin înregistrarea în Spațiul Privat Virtual pentru eventualele erori de transmitere a datelor.

Dacă işletria se află într-o zonă fără acoperire de rețea, nu poți ignora raportarea. Depune online declarația pe propria răspundere F4110 în termen de 2 zile lucrătoare de la instalarea aparatului. Notifică orice schimbare în situația casei de marcat prin formularul F4105 în maximum 5 zile lucrătoare de la data schimbării.

Surse: OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (3) și art. 5 alin. (5); Ordinul președintelui ANAF nr. 435/2021; OPANAF nr. 4156/2017; Ghidul ANAF privind conectarea aparatelor de marcat electronice fiscale.

Diferența dintre raportul fiscal Z și cel nefiscal X

Operarea corectă a casei de marcat necesită distincția clară între două tipuri de rapoarte cu funcții diferite.

• Raportul fiscal Z: se tipărește pentru închidere zilnică. Se înscrie în memoria fiscală și în jurnalul electronic. Golește totalizatoarele zilei.
• Raportul X: este un raport nefiscal. Acesta arată valorile cumulate de la ultimul raport Z.

Atenție: dacă trec 24 de ore de la primul bon emis fără raport Z, casa de marcat nu poate emite bonuri fiscale.

Sursa: HG nr. 479/2003, modificat prin HG nr. 355/2023.

Toate datele de vânzări sunt stocate în jurnalul electronic. Acesta conține fișiere electronice securizate din dispozitivul de memorare. Acestea includ toate datele din bonurile fiscale și toate operațiunile din regimul de înregistrare.

Important:

• registrul special, rapoartele fiscale de închidere zilnică și memoria fiscală se păstrează 5 ani.
• jurnalul electronic se păstrează 5 ani de la încheierea exercițiului financiar în care a fost întocmit.

Sursa: OUG nr. 28/1999, modificată prin Legea nr. 36/2023.

Transmiterea datelor către ANAF este automată după conectarea dispozitivului și generarea raportului Z.

Dacă apar fișiere netransmise, trimiteți declarația A4200 până la data de 20 a lunii următoare. OPANAF nr. 627/2018.

Pentru casele de marcat neutilizate în nicio zi dintr-o lună, depuneți declarația F4109 până la data de 20 a lunii următoare. OPANAF nr. 627/2018.

Emiterea documentelor de plată: bonul fiscal și factura

Diferența dintre bonul fiscal și factură stabilește ce document primește clientul. Ambele documente atestă vânzarea, dar regulile de emitere și raportare diferă. Bonul fiscal de la o casă de marcat cu jurnal electronic conține date obligatorii. Acesta include unitatea de măsură, numărul de identificare al bonului și seria fiscală a aparatului. Data, ora emiterii, numărul de identificare al bonului și seria fiscală a aparatului apar pe bon și sub formă de cod QR. Codul de identificare fiscală al beneficiarului apare pe bon doar la cererea acestuia.

Anumite activități sunt scutite de emiterea facturii. Persoanele impozabile sunt scutite de emiterea facturii pentru livrări prin magazine de comerț cu amănuntul și pentru prestări către populație, dacă emit bon fiscal. Singura excepție apare când beneficiarul solicită factura.

Sistemul RO e-Factura funcționează diferit. când bonul fiscal ține loc de factură simplificată nu se transmit în sistemul RO e-Factura. Detalii despre procesul de raportare se găsesc în ghidul complet e-Factura.

Reguli pentru plata cu cardul și utilizarea terminalului POS

Regulile pentru plata cu cardul diferă de cele pentru numerar. Nu trebuie să imprimi sau să înmănezi bonul fiscal obligatoriu. Dacă clientul cere bonul, furnizează-l imediat. Extrasul de cont bancar servește drept dovadă a achiziției. Emiterea bonului fiscal și acceptarea plății prin POS sunt două obligații separate.

• Eliberezi bonul fiscal la plata cu cardul doar la cerere.
• Bonul fiscal rămâne obligatoriu pentru plățile în numerar.

Dacă activezi în comerț sau servicii și ai o cifră de afaceri de peste 10.000 de euro pe an, trebuie să accepți plata cu cardul. Folosește terminalul POS sau alte soluții moderne pentru carduri de debit, credit sau preplătite. Obligația de a accepta cardul intră în vigoare din trimestrul următor. Aceasta se aplică dacă încasările de anul respectiv au depășit 10.000 de euro. Folosește cursul BNR din ultima zi a anului precedent.

Verifică în SPV sau la ANAF: legea nr. 317/2024, Monitorul Oficial nr. 1308 din 23 decembrie 2024 ANAF - DGRFP Galați oug nr. 193/2002, art. 1 alin. (3) și (3^1) comunicatul ANAF nr. 849 din 21 august 2025

Consecințele financiare și administrative ale utilizării incorecte a casei de marcat

Dotările incorecte sau erorile de vânzare costă mai mult decât o simplă amendă.

Folosirea unei case de marcat de la un distribuitor neautorizat implică riscuri imediate. Amenda variază între 10.000 și 20.000 de lei. Autoritățile pot suspenda activitatea unității de vânzare până la dotarea corectă. De asemenea, se pot confisca sumele fără documente justificative.

Neemiterea bonului fiscal sau emiterea unui bon cu o valoare mai mică atrage sancțiuni. Amenda fixă este între 2.000 și 30.000 de lei. Valoarea amenzii depinde de mărimea sumei nejustificate și de ponderea ei în vânzările zilei. Se aplică, de asemenea, confiscarea sumei nejustificate.

Conectarea dispozitivului la ANAF este obligatorie. Neasigurarea conectării la distanță la ANAF atrage o amendă între 8.000 și 10.000 de lei.

Bonul fiscal trebuie să conțină toate datele obligatorii. Emiterea unui bon cu date eronate sau incomplete costă între 2.000 și 4.000 de lei.

Operatorul casei de marcat trebuie să înmâneze bonul fiscal clientului. Neînmânarea acestuia costă între 1.000 și 2.000 de lei pentru persoana fizică.

Riscul concret: pentru amenzile din OUG nr. 28/1999 nu se mai aplică posibilitatea de a plăti jumătate din minimul amenzii în termen de 15 zile.

OUG nr. 28/1999, art. 11 - legislatie.just.ro Legea nr. 296/2023, art. LVIII - legislatie.just.ro

Criterii pentru alegerea unei case de marcat

• Model autorizat și distribuitor autorizat. Verifică modelul în Registrul distribuitorilor autorizați și al aparatelor de marcat electronice fiscale, publicat de Ministerul Finanțelor, care include și unitățile acreditate pentru comercializare și service (art. 3 alin. (7) din OUG nr. 28/1999).
• Staționară sau portabilă. Casa staționară se alimentează din rețeaua electrică, iar cea portabilă funcționează autonom, pe baterii sau acumulatori, deci alegi după locul în care vinzi (art. 18 alin. (1) din normele aprobate prin HG nr. 479/2003).
• Legătura cu programul de gestiune. Dacă vrei ca bonurile să ajungă automat în evidență, alege o casă compatibilă cu programele de gestiune care se leagă la casa de marcat. Aplicația externă conectată trebuie înregistrată în Biblioteca națională de programe a ICI București (art. 18 alin. (6) din aceleași norme).
• Cod QR și conexiune online. Bonul trebuie să poată conține codul QR, iar pentru modelele care nu puteau tipări tehnic codul, OUG nr. 69/2024 a acordat maximum doi ani pentru conformare (art. VI). Verifică, de asemenea, că aparatul poate transmite datele către ANAF.

Greșeli care te pot costa la casa de marcat

• Nota de plată în locul bonului. În perioada 1 iulie - 17 august 2025, inspectorii antifraudă ANAF au găsit în HORECA clienți care primeau doar note de plată, fără bon fiscal. Nota de plată nu ține locul bonului.
• Casa defectă și vânzări fără evidență. Până la repunerea în funcțiune, înregistrezi toate operațiunile într-un registru special și emiți chitanțe, iar defecțiunea o anunți imediat distribuitorului sau service-ului acreditat (art. 1 alin. (6) și (8) din OUG nr. 28/1999).
• Bani în sertar fără documente. Orice sumă introdusă sau scoasă din sertar, în afară de încasări și restul dat clienților, trebuie justificată cu documente (art. 4 alin. (12) lit. h) din OUG nr. 28/1999).
• Refuzul bonului. Dacă refuzi să emiți și să înmânezi bonul fiscal, iar casa nu este defectă, clientul are dreptul să primească bunul sau serviciul fără să plătească (comunicatul ANAF nr. 849 din 21 august 2025).

Răspunsuri scurte despre casa de marcat

Pot încasa doar cu cardul fără casă de marcat? Nu. Încasarea doar cu cardul de la populație nu scutește de casa de marcat; excepția sunt automatele comerciale care funcționează exclusiv cu cardul (art. 1 alin. (1) din OUG nr. 28/1999 și Legea nr. 317/2024).

Este obligatorie casa de marcat pentru PFA? Depinde de activitate și de modul de încasare, nu de forma de organizare. Regulile și excepțiile sunt cele din primele secțiuni ale articolului.

Cât timp păstrez rapoartele Z? Termenul de păstrare este cel explicat în secțiunea despre raportul Z și jurnalul electronic.

Unde semnalez un comerciant care nu dă bon fiscal? Trimite sesizarea la sesizari.anaf@anaf.ro, de preferat cu o fotografie a documentului primit (comunicatul ANAF nr. 849 din 21 august 2025).

Pot cumpăra o casă de marcat second-hand? La încetarea activității, revânzarea casei de marcat se face numai prin distribuitori autorizați, iar cartea de intervenții însoțește aparatul (art. 5 alin. (3) și art. 8 alin. (2) din OUG nr. 28/1999).

Surse și documente consultate

• OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată în Monitorul Oficial nr. 75 din 21 ianuarie 2005, cu modificările ulterioare - legislatie.just.ro
• OUG nr. 91/2014 și Legea nr. 267/2015 de aprobare - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OUG_91_2014.pdf
• Legea nr. 296/2023, art. LVIII și LXIII - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/L_296_2023.pdf
• Legea nr. 36/2023, Monitorul Oficial nr. 36 din 12 ianuarie 2023 - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/L_36_2023.pdf
• OUG nr. 69/2024 și OUG nr. 125/2024 - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie
• Legea nr. 317/2024, Monitorul Oficial nr. 1308 din 23 decembrie 2024 - informare ANAF DGRFP Galați, static.anaf.ro/static/3/Galati
• HG nr. 479/2003 privind normele metodologice, modificată prin HG nr. 355/2023 - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/HG_355_2023.pdf
• OPANAF nr. 435/2021 și Ghidul ANAF privind conectarea aparatelor de marcat electronice fiscale - static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R
• OUG nr. 193/2002, modificată prin OG nr. 16/2022 - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OG_16_2022.pdf
• Comunicatul ANAF nr. 849 din 21 august 2025, „Ai dreptul la bon fiscal” - static.anaf.ro
• Codul fiscal, art. 319, și OUG nr. 120/2021, art. 10^1, modificată prin OUG nr. 138/2024 - static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OUG_138_2024.pdf
• Regulile au fost verificate la data redactării articolului; forma consolidată a OUG nr. 28/1999 se consultă pe legislatie.just.ro.