De la 1 ianuarie 2024, e-Factura este obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B din România, iar din 1 ianuarie 2025 și pentru B2C. Din 1 ianuarie 2026 obligația s-a extins și la facturile emise către persoane fizice (CNP). În practică, asta înseamnă că orice factură emisă trebuie să ajungă în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF și să primească un status de validare. Problema apare când software-ul de facturare zice "trimis", dar tu nu știi dacă ANAF a acceptat-o efectiv.
Acest ghid îți arată exact unde să te uiți în SPV, ce înseamnă fiecare status și ce faci când vezi "respins" în loc de "validat".
TL;DR - verificarea în 3 pași
- Cum verific: login SPV cu certificat digital → meniul Factura Electronică → secțiunea Răspunsuri Facturi → selectezi CIF și interval (max 60 zile) → click Obține Răspunsuri
- Statusuri posibile: validat (acceptat tehnic), respins (eroare validare), în prelucrare (în curs)
- Ce fac la erori: descarci arhiva ZIP, citești mesajul de eroare (BT/BR), corectezi factura în software-ul tău și o retransmiți cu același număr/serie în maxim 5 zile calendaristice
Login SPV cu certificat digital
Pentru a accesa SPV ai nevoie de un certificat digital calificat eliberat de un furnizor acreditat (certSIGN, DigiSign, Trans Sped, Alfasign). Certificatul costă între 30 și 80 EUR pe an și se instalează pe calculator, pe token USB sau în cloud (semnătura remote).
Pași concreți pentru login:
- Deschide anaf.ro și apasă butonul RO e-Factura - RO e-Transport - RO e-TVA (dreapta sus)
- Selectează Autentificare cu certificat digital
- Alege certificatul tău din lista pop-up și introdu PIN-ul (dacă e pe token USB)
- După autentificare ajungi în dashboard SPV - caută în meniul lateral Factura Electronică
Important de știut: dacă firma ta are mai mulți utilizatori cu certificat, fiecare vede aceleași mesaje. SPV este organizat per CUI, nu per utilizator individual.
⚠️ Atenție - aici se greșește des: autentificarea cu certificat dă rateuri pe Chrome și Edge din cauza politicilor de securitate. Folosește modul Incognito sau încearcă Firefox - sunt șanse mai mari să funcționeze. Dacă tot nu merge, intră prin butonul "Autentificare e-factura/e-transport" în loc de "Autentificare certificat digital".
Unde găsești facturile - Răspunsuri Facturi
După autentificare, dă click pe caseta Factura Electronică, apoi pe link-ul Răspunsuri Facturi. Aici găsești într-un singur loc atât e-Facturile transmise de tine (ca furnizor), cât și cele primite (ca cumpărător).
Pași pentru a vedea facturile:
- Selectează numărul de zile în urmă (maxim 60 - limita ANAF)
- Selectează CIF-ul firmei tale (sau CNP-ul, dacă ești PFA cu activitate pe CNP)
- Click pe Obține Răspunsuri
Se va genera un tabel cu toate facturile din intervalul selectat. Poți filtra după coloana Tip (toate / trimise / primite / erori) și poți căuta după dată, index de încărcare, CIF emitent sau CIF beneficiar.
📌 60 de zile - limită ANAF: SPV păstrează facturile doar 60 de zile. Tot ce e mai vechi nu mai apare în interfață. Dacă ai nevoie de o factură mai veche, trebuie să depui solicitare oficială la ANAF pentru repostare (procedură descrisă pe qsolutions.ro). Recomandarea practică: descarcă lunar arhiva XML și păstreaz-o pe un drive securizat - legea cere arhivare 10 ani conform Cod Fiscal Art. 319.
Index de încărcare - ID-ul fiecărei facturi
Când transmiți un XML în SPV, primești un index de încărcare unic. Este ca un AWB pentru factură - îl folosești ca să verifici rapid statusul fără să răsfoiești tot tabelul. Salvează indexul în evidența ta (sau în software-ul de facturare) imediat după transmitere.
Statusurile posibile ale unei e-Facturi
În coloana de stare din Răspunsuri Facturi apar trei valori principale:
| Status SPV | Semnificație | Acțiune necesară |
|---|---|---|
| validat | Factura a fost acceptată tehnic de ANAF, structura XML respectă schema UBL 2.1 + CIUS-RO | Niciuna, descarci arhiva ZIP (XML + semnătură ANAF) pentru arhivă |
| în prelucrare | ANAF analizează factura - rulează validatorul automat | Așteaptă, status temporar. De obicei se finalizează în câteva minute, rareori câteva ore |
| respins | Factura nu a trecut validarea - eroare structurală sau date incorecte (regulă BT/BR semnalată) | Descarcă mesajul ANAF, corectează la sursă, regenerează XML, retransmite |
Ce înseamnă fiecare status în practică
validat este singurul status care confirmă că factura este oficial înregistrată la ANAF. Primești un identificator unic (index ANAF) care apare și pe factura PDF descărcată din SPV. Acest index este dovada legală că factura există în sistemul fiscal.
în prelucrare este normal imediat după transmitere. ANAF rulează validatorul automat care verifică schema XML, codurile CAEN, TVA-ul aplicat, sumele și numerele de cont. În condiții normale durează minute, dar în zilele aglomerate (25-30 ale lunii) poate dura ore. Dacă rămâne în acest status mai mult de 24 h, sună la call center ANAF la 031 403 91 60.
respins este statusul critic. Înseamnă că ANAF a respins factura și legal NU există. Trebuie corectată și retrimisă cât mai repede.
ℹ️ Diferența SPV vs software: în SPV vezi statusurile oficiale (validat / respins / în prelucrare). În software-uri ca SmartBill, FGO sau Purple Cat apar statusuri intermediare proprii (de trimis, în curs de trimitere, în validare, validată, cu eroare) - sunt etape interne ale aplicației, nu statusuri ANAF.
Cum corectez o factură respinsă
Când vezi status respins, descarcă arhiva ZIP din Răspunsuri Facturi. Conține XML-ul original și mesajul ANAF cu regula încălcată - codificată ca BT-xx (Business Term), BR-xx (Business Rule) sau BR-RO-xxx (regulă specifică României). Cele mai frecvente erori:
- CUI invalid sau inexistent - cumpărătorul are CUI greșit sau este inactiv în registrul ANAF
- TVA incorect calculat - cota TVA nu corespunde codului CAEN sau diferențe de rotunjire mai mari de 0,02 RON
- Lipsă date obligatorii - număr factură, data emiterii, IBAN furnizor, adresă completă, cod țară
- Schema XML invalidă - factura nu respectă standardul UBL 2.1 sau CIUS-RO (specificația națională)
- Referință greșită la factura inițială - la stornări, lipsește index-ul ANAF al facturii originale
- BT-47 lipsă identificator - cumpărătorul nu are CUI/CNP completat corect
Pași concreți pentru corectare:
- Descarcă arhiva ZIP din Răspunsuri Facturi (buton Descarcă)
- Citește mesajul de eroare - regula BT/BR îți spune exact ce câmp e greșit
- Corectează datele la sursă în software-ul de facturare (NU edita XML-ul manual)
- Regenerează XML-ul cu același număr și serie (NU genera factură nouă)
- Retransmite - vei primi un index nou de încărcare
- Verifică din nou statusul
📌 Termen limită: ai 5 zile calendaristice de la data emiterii inițiale pentru retransmitere (NU zile lucrătoare). Termenul se calculează din ziua următoare emiterii și expiră în a 5-a zi, indiferent dacă e lucrătoare sau nu - clarificare oficială MF Finanțe. După acest termen, ANAF aplică sancțiuni conform OUG nr. 120/2021: amendă între 1 000 și 10 000 RON pentru persoane juridice.
Verificare prin software vendor (SmartBill, FGO, Purple Cat)
Dacă folosești un software de facturare integrat cu SPV prin OAuth2, nu trebuie să intri manual în SPV pentru fiecare factură. Vendorii principali din România sincronizează statusurile automat și păstrează arhiva nelimitat (depășind limita de 60 zile ANAF).
Cum verifici statusul în SmartBill
- Login în SmartBill → meniu Facturi emise
- Coloana de status arată: De trimis / În curs de trimitere / În validare / Validată / Cu eroare
- Statusul Validată echivalează cu validat în SPV - apare și indexul de încărcare
- La status Cu eroare, SmartBill afișează direct mesajul ANAF în limba română
Cum verifici în FGO
- Login în FGO → secțiunea Documente e-Factura
- Filtrează după Status: Toate, Trimise, Validate, Respinse
- Pentru fiecare factură Respinsă, butonul Detalii eroare arată raportul ANAF
Cum verifici în Purple Cat
- Login în Purple Cat → secțiunile e-Facturi trimise (SPV) și e-Facturi primite (SPV)
- Vezi ID-urile de încărcare, fișierele ZIP și PDF-urile
- Arhiva se păstrează automat, fără limita de 60 zile
Alte software-uri populare (Saga, Oblio, Facturis) au funcționalități similare. Verifică în setări dacă integrarea SPV este activă - unele necesită reactivare la 3 luni (token OAuth2 expiră).
Checklist verificare e-Factura
- Am certificat digital valid și nu expirat
- Am accesat SPV → Factura Electronică → Răspunsuri Facturi
- Am notat indexul de încărcare pentru facturile validate (pentru arhivă)
- Pentru facturi respinse, am descărcat arhiva ZIP cu mesajul de eroare
- Am corectat la sursă și retransmis în maxim 5 zile calendaristice
- Lunar descarc arhiva XML pentru păstrare (legea cere 10 ani, SPV doar 60 zile)
- Software-ul de facturare are integrarea SPV activă (dacă aplicabil)
Întrebări frecvente (FAQ)
Cât durează validarea unei e-Facturi în SPV?
În condiții normale, ANAF validează factura în câteva minute. În perioadele aglomerate (sfârșit de lună, sfârșit de trimestru), procesarea poate dura câteva ore. Dacă statusul rămâne "în prelucrare" mai mult de 24 h, contactează call center ANAF la 031 403 91 60.
Pot retrimite o factură respinsă cu alt număr?
Nu. Trebuie să păstrezi același număr și serie pentru a evita duplicarea în contabilitate. Doar conținutul (CUI, sume, TVA, date client) se corectează. Generarea unui număr nou crează probleme de reconciliere și poate duce la dublă impozitare. Vei primi un index nou de încărcare la retransmitere - asta e normal.
Ce fac dacă factura primită are status respins?
Anunță imediat furnizorul - el este responsabil pentru retrimitere. Tu, ca beneficiar, nu poți corecta o factură pe care nu ai emis-o. Până la primirea facturii validate, nu o înregistra în contabilitate (legal nu există).
Cât timp rămân facturile în SPV?
Doar 60 de zile de la transmitere. După aceea, dispar din interfața Răspunsuri Facturi. Conform Cod Fiscal Art. 319, ai obligația să păstrezi facturile 10 ani - deci trebuie să descarci lunar arhiva XML și să o păstrezi pe un drive securizat. Pentru recuperarea facturilor mai vechi de 60 zile, trebuie să depui solicitare oficială la ANAF.
Termenul de 5 zile e calendaristic sau lucrător?
Calendaristic. ANAF a clarificat oficial că termenul de 5 zile pentru transmitere se calculează pe zile calendaristice, din ziua următoare emiterii facturii, și expiră în a 5-a zi - indiferent dacă este lucrătoare sau nelucrătoare. Atenție la facturile emise vineri sau înainte de sărbători.
Pot folosi e-Factura fără certificat digital?
Nu pentru a accesa SPV manual. Singura alternativă este să folosești un software de facturare cu integrare SPV (SmartBill, FGO, Oblio, Purple Cat) care folosește token-uri OAuth2 - certificatul digital al firmei se înregistrează o singură dată, apoi aplicația trimite automat. Pentru autentificare cu username/parolă, ANAF nu oferă această opțiune - certificatul digital calificat rămâne obligatoriu pentru acces manual.
Concluzii și următorii pași
Verificarea statusului e-Factura în SPV este o operațiune de rutină pe care trebuie să o faci săptămânal pentru toate facturile emise și primite. Nu te baza doar pe confirmarea din software-ul de facturare - status-ul oficial este cel din Răspunsuri Facturi din SPV ANAF.
Pe scurt, fluxul ideal este:
- Emiți factura din software-ul tău și notezi indexul de încărcare
- Verifici în SPV după câteva ore dacă a primit status validat
- La respins, citești mesajul ANAF, corectezi la sursă și retransmiți în 5 zile calendaristice
- Lunar, descarci arhiva completă XML pentru păstrare 10 ani
Pentru context complet despre e-Factura, citește ghidul nostru complet despre e-Factura ANAF. Pentru a învăța cum să descarci facturile primite, vezi cum descarci o e-factură din SPV ANAF.
Despre autor: Maria Ionescu, redactor afaceri și facturare la webghid.ro, membru CECCAR din 2018. Specializată în consultanță fiscală pentru IMM și implementare e-Factura.
Ultima actualizare: 24 mai 2026
Surse:
- https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/acasa?uri=nm:oid:Z6_H1H6H282J03870Q7VDGFI51006
- https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/AsistentaContribuabili_r/Ghid_RO_eFactura.pdf
- https://static.anaf.ro/static/10/Iasi/material_informativ_13-08-2024.pdf
- https://mfinante.gov.ro/web/efactura/anunturi/-/asset_publisher/0wH8dw2bvK86/content/anunturi-efactura
- https://blog.factureaza.ro/cum-gasesti-e-facturile-in-spv-anaf/
- https://ajutor.smartbill.ro/article/984-statusurile-si-validarea-e-facturii
- https://www.purplecat.ro/facturare/intrebari-si-raspunsuri/acces-ro-efactura-anaf
- https://www.qsolutions.ro/blog/recuperare-facturi-mai-vechi-de-60-zile-din-ro-efactura/
- https://www.pfassist.ro/blog/verificare-status-efactura-spv.php
