PFA (persoană fizică autorizată) este cea mai simplă formă legală prin care un freelancer, un consultant sau un meseriaș poate să factureze legal în România. Spre deosebire de un SRL, nu ai nevoie de capital social, contabilitatea este mai simplă, iar costul de înființare se încadrează sub 300 RON dacă faci totul online la ONRC.
Acest ghid îți arată exact ce condiții trebuie să îndeplinești, ce acte pregătești, cât plătești și cum se calculează impozitele și contribuțiile, ca să pornești activitatea fără surprize la ANAF.
TL;DR - ce trebuie să știi despre PFA
- Unde te înregistrezi: la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) din județul unde ai sediul profesional, nu direct la ANAF
- Cât costă: sub 300 RON total dacă depui dosarul online, fără notar sau consultant
- Condiție-cheie: trebuie să dovedești pregătire sau experiență pentru codul CAEN ales (diplomă, certificat, atestat sau adeverință de vechime)
- Capital social: zero, dar răspunzi cu patrimoniul personal pentru datoriile din activitate
- Impozit: 10% pe venit, plus CASS (sănătate), plus CAS (pensie) peste anumite praguri
- Sistem de impozitare: real (venit minus cheltuieli deductibile) sau la normă de venit, dacă CAEN-ul tău e pe listă
- Declarația unică: o singură declarație pe an, termen 25 mai, depusă în SPV
💡 Pe scurt: PFA este ideal când ai cheltuieli mici și vrei birocrație redusă. Dacă lucrezi singur, oferi servicii (consultanță, IT, traduceri, design), iar veniturile sunt moderate, PFA-ul te scutește de complexitatea unui SRL.
Ce este PFA și cu ce diferă de SRL
PFA înseamnă că tu, ca persoană fizică, ești autorizat să desfășori o activitate economică pe cont propriu. Nu creezi o entitate juridică separată, cum este SRL-ul. Tu ești afacerea, iar veniturile activității sunt veniturile tale.
Diferența practică majoră ține de răspundere și de contabilitate. La SRL, firma este o persoană juridică distinctă, iar răspunderea ta se limitează (în general) la capitalul social. La PFA răspunzi cu patrimoniul personal, dar în schimb ai contabilitate în partidă simplă, costuri mai mici și acces direct la banii din activitate, fără procedura de dividende.
| Criteriu | PFA | SRL |
|---|---|---|
| Personalitate juridică | Nu (ești tu, persoană fizică) | Da (entitate separată) |
| Capital social minim | 0 RON | 500 RON (Legea 239/2025) |
| Răspundere | Cu patrimoniul personal | Limitată la capitalul social |
| Contabilitate | Partidă simplă | Partidă dublă |
| Acces la bani | Direct, oricând | Prin salariu sau dividende |
| Impozit pe profit/venit | 10% pe venitul net | 1% (micro) sau 16% (profit) |
| Cost înființare | Sub 300 RON online | 615 - 850 RON online |
| Potrivit pentru | Freelanceri, profesii independente | Afaceri în creștere, parteneri |
Important de știut: PFA nu este obligatoriu plătitor de TVA. Devii plătitor doar dacă depășești plafonul de 395.000 RON cifră de afaceri sau dacă optezi voluntar. Pentru o comparație detaliată a celor trei forme, vezi ghidul nostru microîntreprindere vs SRL vs PFA - care e mai bună pentru tine.
Condiții ca să devii PFA
Înainte să depui dosarul, verifică dacă îndeplinești cerințele de bază. ONRC le verifică la înregistrare și un dosar incomplet se respinge.
Concret, ai nevoie de:
- Cetățenie și vârstă - cetățean român sau al unui stat UE/SEE, cu vârsta de minimum 18 ani
- Sediu profesional - o adresă unde declari că desfășori activitatea (poate fi locuința proprie sau un spațiu închiriat)
- Dovada pregătirii - diplomă, certificat, atestat sau adeverință care arată că ai competențe pentru codul CAEN ales
- Niciun cazier care interzice activitatea - declarație pe proprie răspundere că nu ai fapte care, prin lege, te exclud din activitatea respectivă
⚠️ Atenție - aici se greșește des: mulți cred că pot deschide PFA pe orice cod CAEN fără nicio calificare. Greșit. Pentru fiecare cod CAEN trebuie să dovedești pregătire sau experiență. Pentru programare (CAEN 6201) e suficientă o diplomă în IT sau un certificat de cursuri; pentru o profesie reglementată (contabilitate, construcții) cerințele sunt mai stricte. Verifică înainte ce dovadă acceptă ONRC pentru codul tău.
Cum dovedești pregătirea pentru CAEN
Dovada se face în mai multe feluri, în funcție de activitate:
- Diplomă de studii (universitare sau profesionale) în domeniul activității
- Certificat de calificare sau atestat profesional eliberat de un furnizor autorizat
- Adeverință de vechime care arată experiență practică în domeniu
- Certificat de competențe obținut prin evaluare
Dacă nu ești sigur ce cod ți se potrivește și ce dovadă cere, citește ghidul cum aleg codul CAEN pentru firma mea. Alegerea corectă a CAEN-ului încă de la început îți evită o modificare ulterioară la ONRC, cu taxă suplimentară.
Acte necesare pentru înființarea PFA
Dosarul de înregistrare la ONRC conține un set standard de documente. Pregătește-le în ordine ca să eviți o revenire la ghișeu.
Lista actelor obligatorii:
- Cerere de înregistrare (formular tip ONRC)
- Anexa privind înregistrarea fiscală
- Copie carte de identitate
- Dovada sediului profesional (act de proprietate, contract de închiriere sau comodat, plus acordul proprietarului dacă e cazul)
- Specimen de semnătură
- Declarație pe proprie răspundere că îndeplinești condițiile de funcționare (sanitare, sanitar-veterinare, de mediu, dacă activitatea le cere)
- Documentele care atestă pregătirea profesională pentru codul CAEN
- Dovada verificării disponibilității și rezervării denumirii (firma PFA include numele tău)
Concret: dacă lucrezi de acasă și ești proprietar, dovada sediului este actul de proprietate plus o declarație. Dacă stai în chirie, ai nevoie de acordul proprietarului pentru folosirea adresei ca sediu profesional. Acesta este cel mai frecvent punct unde dosarele se blochează, așa că rezolvă-l din timp.
Pașii pentru a deveni PFA
Procesul se desfășoară în câțiva pași clari. Dacă depui online, cea mai mare parte se rezolvă de pe calculator.
- Stabilește activitatea și codul CAEN - alege un CAEN principal și, opțional, coduri secundare. Verifică ce dovadă de pregătire cere fiecare
- Rezervă denumirea - PFA-ul poartă numele tău (ex. „Popescu Ion PFA"). Verifici și rezervi denumirea online, pe portalul ONRC
- Pregătește sediul profesional - obține actul de proprietate sau contractul de închiriere plus acordul proprietarului
- Adună dovezile de pregătire - diplomă, certificat sau adeverință pentru codul CAEN
- Completează formularele - cererea de înregistrare și anexa fiscală, direct pe portalul ONRC
- Plătește taxele - online, cu cardul, cu reducerea pentru depunere electronică
- Depune dosarul - încarci documentele scanate pe portal sau le depui fizic la Registrul Comerțului
- Primești certificatul - de regulă în 3 - 5 zile lucrătoare, dacă dosarul e complet
- Înrolează-te în SPV - activează Spațiul Privat Virtual ANAF imediat ce ai certificatul, ca să poți depune declarația unică și să comunici cu ANAF
În practică, asta înseamnă: dacă ai actele pregătite, înregistrarea online durează câteva ore de muncă efectivă, iar certificatul vine în mai puțin de o săptămână. Pentru a înțelege cum funcționează contul tău fiscal după înregistrare, vezi ce este SPV (Spațiul Privat Virtual) ANAF și cum funcționează.
Cât costă să devii PFA
Costul de înființare a unui PFA este mult mai mic decât al unui SRL, pentru că nu ai capital social și, în majoritatea cazurilor, nu ai nevoie de notar.
| Element | Cost orientativ RON | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Taxă înregistrare ONRC (online) | sub 100 | Da |
| Rezervare denumire | ~ 10 | Da |
| Dovadă sediu (declarație/comodat) | 0 - 100 | Variabil |
| Specimen semnătură | 0 - 50 | Variabil |
| Total estimativ online | sub 300 RON | - |
| Capital social | 0 | Nu se aplică |
| Consultant (opțional) | 200 - 500 | Nu |
Pe scurt: dacă faci totul singur, online, te încadrezi sub 300 RON. Dacă vrei ajutor cu formularele, un consultant adaugă 200 - 500 RON, dar pentru un PFA simplu, cu un singur CAEN și sediu la domiciliu, te descurci fără. Pentru o comparație cu bugetul unui SRL, vezi costuri reale pentru înființarea unui SRL.
💡 Tip Maria: bugetează separat costul contabilității. Chiar dacă PFA-ul ține contabilitate în partidă simplă, mulți preferă un contabil pentru declarația unică și pentru evidența cheltuielilor deductibile. Tariful uzual pentru un PFA este mai mic decât pentru un SRL, undeva la 150 - 300 RON pe lună, în funcție de volumul de facturi.
Cum se impozitează un PFA
Aici stă diferența reală dintre PFA-uri. Ai două sisteme posibile de impozitare, iar alegerea influențează cât plătești.
Impozit pe venit: 10%
Indiferent de sistem, cota de impozit pe venit pentru PFA este 10%. Diferența vine din baza pe care se aplică acest 10%.
Sistem real vs normă de venit
| Aspect | Sistem real | Normă de venit |
|---|---|---|
| Baza de impozitare | Venit net (încasări minus cheltuieli deductibile) | Sumă fixă stabilită anual, pe CAEN și județ |
| Evidență contabilă | Registru de încasări și plăți, evidența cheltuielilor | Simplificată |
| Avantaj | Plătești pe profitul real; deductibile multe cheltuieli | Predictibil; dacă încasezi mult, plătești pe normă mai mică |
| Dezavantaj | Mai multă evidență | Nu se aplică oricărei activități |
| Potrivit pentru | Cheltuieli mari (echipamente, materiale) | Activități cu cheltuieli mici |
Important de știut: normă de venit nu este disponibilă pentru orice activitate. Lista normelor și a CAEN-urilor eligibile se stabilește anual, iar fiecare direcție județeană a ANAF publică propriile valori. Dacă activitatea ta nu e pe listă, ești automat în sistem real.
Concret: dacă ești designer care lucrează doar de pe laptop, cu cheltuieli mici, normă de venit poate fi avantajoasă (plătești o sumă fixă, indiferent cât încasezi peste ea). Dacă ești fotograf care investește în echipament scump, sistemul real îți permite să deduci aceste cheltuieli și să reduci baza de impozitare.
Contribuții sociale: CAS și CASS
Pe lângă impozitul de 10%, un PFA datorează contribuții sociale. Aici se face cea mai mare confuzie, așa că o luăm pas cu pas.
CASS (contribuția de sănătate)
CASS este 10% și se aplică la o bază plafonată în funcție de venit, raportat la salariul minim brut. În practică, există praguri (6, 12 sau 24 de salarii minime) care determină baza la care calculezi cei 10%. Dacă venitul tău net depășește un anumit nivel, baza CASS crește în trepte.
Atenție - aici se greșește des: CASS se datorează chiar dacă venitul este mic, pentru că asigurarea de sănătate are o bază minimă. Nu presupune că un venit mic înseamnă zero CASS. Verifică pragul minim valabil în anul în care declari.
CAS (contribuția la pensie)
CAS este 25% și se datorează doar dacă venitul net depășește pragul de 12 salarii minime brute pe an. Sub acest prag, CAS este opțional - poți alege să contribui voluntar pentru a-ți construi vechime în sistemul de pensii, dar nu ești obligat.
| Venit net anual | CASS (10%) | CAS (25%) |
|---|---|---|
| Sub pragul minim | La baza minimă | Opțional |
| Peste 12 salarii minime | În trepte, pe plafon | Obligatoriu, pe plafon |
| Peste 24 salarii minime | La plafonul superior | La plafonul superior |
⚠️ Atenție: pragurile se calculează în raport cu salariul minim brut, care se actualizează prin hotărâre de guvern. Verifică valoarea salariului minim valabilă pentru anul de raportare înainte de a calcula contribuțiile, pentru că pragurile în lei se schimbă odată cu el. Consultă contabilul dacă veniturile tale sunt aproape de un prag - acolo se decide dacă datorezi sau nu CAS.
Declarația unică - obligația ta anuală
Toată fiscalitatea PFA-ului se concentrează într-un singur document: declarația unică. Aceasta înlocuiește mai multe formulare vechi și se depune o singură dată pe an.
Termenul limită fără excepție: 25 mai. Până la această dată depui declarația unică în SPV, în care:
- estimezi venitul pentru anul curent (pentru plata anticipată a impozitului și contribuțiilor)
- declari venitul realizat în anul precedent (pentru regularizare)
Verifică în SPV: după ce te înregistrezi ca PFA, intri în Spațiul Privat Virtual și completezi declarația unică. Plata impozitului și a contribuțiilor se face tot pe baza acestei declarații, la termenele stabilite.
💡 Tip Maria: nu uita că PFA-ul, ca și SRL-ul, este obligat să emită facturi prin sistemul e-Factura în relațiile B2B și B2G. Dacă lucrezi cu firme, trebuie să te conformezi. Pentru detalii despre cum se aplică această obligație la persoanele fizice autorizate, vezi ghidul e-Factura pentru PFA - tot ce trebuie să știi.
PFA sau SRL - cum alegi
Decizia depinde de patru factori: nivelul veniturilor, mărimea cheltuielilor, nevoia de răspundere limitată și planurile de creștere.
Alege PFA dacă:
- Lucrezi singur, ca freelancer sau profesionist independent
- Cheltuielile activității sunt mici
- Vrei birocrație și costuri reduse
- Ai nevoie de acces direct și imediat la banii din activitate
Alege SRL dacă:
- Vrei să-ți protejezi patrimoniul personal prin răspundere limitată
- Ai cifră de afaceri mare sau în creștere
- Lucrezi cu parteneri (asociați multipli)
- Plănuiești să angajezi sau să atragi investiții
În practică, asta înseamnă: un grafician sau un programator la început de drum, cu venituri moderate, stă bine pe PFA. Când afacerea crește, când apar angajați sau riscuri contractuale serioase, trecerea la SRL devine logică. Pentru o analiză completă a tuturor variantelor, inclusiv microîntreprinderea, citește microîntreprindere vs SRL vs PFA.
Întrebări frecvente (FAQ)
Cât durează să devii PFA?
Dacă dosarul este complet și depui online, certificatul de înregistrare vine de regulă în 3 - 5 zile lucrătoare. Pregătirea actelor (rezervarea denumirii, dovada sediului, documentele de calificare) poate dura câteva zile în plus, în funcție de cât de repede obții acordul proprietarului sau certificatele de pregătire.
Pot avea PFA și job cu carte de muncă în același timp?
Da. Poți fi salariat și PFA simultan. Important este să declari corect ambele surse de venit. Faptul că ești deja asigurat prin contractul de muncă influențează modul în care calculezi contribuțiile pe veniturile din PFA, așa că verifică situația ta exactă în declarația unică sau cu un contabil.
Trebuie să plătesc TVA ca PFA?
Nu automat. Devii plătitor de TVA doar dacă depășești plafonul de 395.000 RON cifră de afaceri într-un an sau dacă optezi voluntar pentru înregistrarea în scopuri de TVA. Sub acest plafon, facturezi fără TVA. Cota standard de TVA în România este 21%.
Ce cheltuieli pot deduce la PFA în sistem real?
În sistem real deduci cheltuielile efectuate în scopul activității: echipamente, materiale, software, abonamente profesionale, o parte din utilități dacă lucrezi de acasă, transport în interes de serviciu, contabilitate. Cheltuiala trebuie să fie justificată cu document și legată de activitatea ta. Cheltuielile personale nu se deduc.
Ce se întâmplă dacă nu depun declarația unică la timp?
Întârzierea atrage majorări și penalități, iar în cazuri grave ANAF poate bloca conturile. Termenul de 25 mai este ferm. Dacă nu ai venit într-un an, tot trebuie să clarifici situația, pentru că o lipsă de declarație nu înseamnă automat zero obligații - mai ales pentru CASS, care are bază minimă.
Pot transforma PFA în SRL mai târziu?
PFA-ul și SRL-ul sunt forme distincte. Nu există o „transformare" automată, ci închizi PFA-ul (sau îl păstrezi inactiv) și înființezi un SRL nou. Mulți antreprenori încep ca PFA și, când afacerea crește, deschid un SRL în paralel. Ghidul de înființare SRL - pași, costuri, acte îți arată procesul complet.
Răspund cu casa și mașina mea pentru datoriile PFA?
În principiu, da. La PFA răspunzi cu patrimoniul personal pentru obligațiile din activitate. Acesta este motivul principal pentru care antreprenorii cu riscuri contractuale mari preferă SRL-ul, unde răspunderea este limitată la capitalul social. Pentru activități cu risc redus (servicii intelectuale, consultanță), expunerea practică este însă mică.
Câte coduri CAEN pot avea pe un PFA?
Poți avea un cod CAEN principal și mai multe coduri secundare, dar pentru fiecare trebuie să poți dovedi pregătirea sau experiența necesară. Nu adăuga coduri „de rezervă" pentru care nu ai calificare - le poți adăuga oricând ulterior, printr-o modificare la ONRC.
Concluzie și următorii pași
A deveni PFA este cel mai accesibil mod de a factura legal ca freelancer sau profesionist independent în România: cost sub 300 RON, fără capital social, contabilitate simplă și o singură declarație fiscală pe an. În schimb, răspunzi cu patrimoniul personal și trebuie să dovedești pregătirea pentru codul CAEN ales.
Următorii pași concreți:
- Alege codul CAEN și verifică ce dovadă de pregătire cere
- Rezervă denumirea PFA-ului pe portalul ONRC
- Pregătește dovada sediului profesional (cu acordul proprietarului dacă e cazul)
- Adună documentele de calificare și completează formularele online
- Plătește taxele și depune dosarul electronic
- După certificat, înrolează-te în SPV și pregătește prima declarație unică
- Stabilește sistemul de impozitare (real sau normă de venit) potrivit activității tale
Pentru a decide între PFA și celelalte forme juridice înainte de a depune dosarul, recitește comparația microîntreprindere vs SRL vs PFA - care e mai bună pentru tine.
Despre autor: Maria Ionescu, redactor afaceri webghid.ro, consultant fiscal cu 8 ani experiență IMM, membru CECCAR.
