Un PFA nu este scutit de e-Factura doar pentru că are puține facturi sau nu este înregistrat în scopuri de TVA. Verificarea pornește de la identificatorul fiscal, tipul tranzacției și excepțiile din forma actuală a OUG 120/2021.
PFA cu CUI și persoane identificate prin CNP
Nu aplica unui PFA cu CUI o regulă citită despre profesioniști identificați fiscal prin CNP. Legea 88/2026 a modificat prevederile privind aceste persoane de la 1 iunie 2026; vechile instrucțiuni care anunțau obligația generală pentru CNP trebuie confruntate cu art. 10^10 actualizat.
Pentru PFA cu CUI, verifică relația B2B, B2G sau B2C și obligația aferentă operațiunii. Faptul că nu colectezi TVA nu te scoate automat din sistem. Dacă facturezi clienți externi, analizează separat locul prestării sau livrării și statutul părților.
Verifică obligația de înscriere pentru situația ta în explicațiile despre Registrul RO e-Factura, distinct de simpla existență a contului SPV.
Pregătirea accesului
Verifică accesul în SPV pentru identificatorul fiscal folosit la facturare și dreptul persoanei care transmite. Nu confunda contul personal al titularului cu reprezentarea fiscală a activității. Înregistrarea SPV explică pașii de acces.
Dacă lucrezi cu un contabil sau cu o aplicație integrată, stabilește cine urmărește răspunsurile și cine remediază respingerile. Verifică periodic accesul și valabilitatea certificatului ori autorizării aplicației.
Emitere, transmitere și confirmare
- Pregătește datele emitentului, clientului și operațiunii.
- Generează XML-ul conform regulilor aplicabile, cu instrumentul oficial sau aplicația aleasă.
- Validează fișierul și verifică erorile înainte de transmitere.
- Transmite prin canalul oficial și păstrează indexul.
- Verifică răspunsul ANAF; încărcarea nu înseamnă acceptare.
- Descarcă documentul acceptat și sigiliul pentru arhivă.
Pentru emitere fără abonament, vezi instrumentele gratuite pentru e-Factura. Pentru automatizare, compară softurile de facturare pe fluxul tău efectiv.
Termen și corectare
Termenul general curent este de 5 zile lucrătoare de la emitere, fără depășirea limitei raportate la data legală de emitere. Verifică calculul termenului e-Factura și sărbătorile legale. Nu folosi un exemplu de calendar din alt an fără recalculare.
Dacă factura este respinsă, remediază cauza și urmărește noul răspuns. Dacă documentul a fost comunicat destinatarului, corectarea urmează art. 330 din Codul fiscal și se transmite prin sistem. Ghidul erorilor e-Factura separă cele două situații.
Arhivarea și controlul lunar
Păstrează XML-ul și sigiliul, nu doar PDF-ul. Reconcilează lista documentelor emise cu răspunsurile ANAF și lista facturilor primite cu evidența contabilă. Pentru perioadele de păstrare, vezi arhivarea documentelor contabile.
Trebuie să semnez eu XML-ul cu certificatul meu?
Nu confunda autentificarea sau autorizarea transmiterii cu sigiliul aplicat de Ministerul Finanțelor documentului acceptat. Urmează fluxul aplicației și instrucțiunile oficiale pentru acces.
PDF-ul trimis clientului dovedește transmiterea?
Nu. Verifică răspunsul sistemului și documentul acceptat. Pentru B2C, livrarea către client și transmiterea către ANAF sunt pași distincti.
Surse
- OUG 120/2021, formă consolidată - legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/247243
- Legea 88/2026 - legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/311108
- ANAF, termenul de transmitere - static.anaf.ro/static/3/Galati/20260202132103_termen%20transmitere%20factura%20electronica.pdf
Surse consultate la 12 octombrie 2026.
