Program de salarizare - ghid de alegere pentru firme din România

Un program de salarizare nu este „un Excel mai deștept". În România, el trebuie să facă simultan patru lucruri care sunt reglementate separat prin lege: să calculeze corect brut-net cu toate contribuțiile, să genereze Declarația 112, să transmită contractele și modificările lor în REGES-ONLINE și să susțină evidența orelor de muncă cerută de art. 119 din Codul muncii. Un soft care rezolvă doar primul punct te lasă expus la amenzi pe celelalte trei.

Anul 2026 a fost un an de ruptură pentru zona asta: registrul general de evidență a salariaților s-a mutat pe o platformă nouă, formularul 112 a fost rescris în iunie, iar salariul minim s-a schimbat la mijlocul anului. Ghidul de față îți arată ce anume verifici la un program de salarizare, ce e obligatoriu prin lege și cum se poziționează patru soluții disponibile pe piața românească - de la varianta ieftină de birou de contabilitate până la platformele pentru companii mari.

Dacă vii dinspre partea contabilă, ai context util și în ghidul programelor de contabilitate, în explicația calculului de salariu minim și în calendarul sărbătorilor legale, pentru că ambele influențează direct statul de plată.

Ce este un program de salarizare

Un program de salarizare este aplicația care transformă datele de personal și de prezență în obligații fiscale calculate și în documente de raportare: stat de plată, fluturași, ordine de plată către salariați și către buget, Declarația 112 și fișierele de transmis în registrul general de evidență a salariaților.

Diferența față de un program de contabilitate este de scop: contabilitatea înregistrează cheltuiala cu salariile ca sumă, salarizarea o produce, pe fiecare persoană, pe fiecare zi lucrată și pe fiecare tip de venit. Multe firme din România cumpără cele două lucruri împreună, pentru că producătorii locali le vând ca module ale aceluiași sistem.

În practică, asta înseamnă că întrebarea corectă nu este „care e cel mai bun program de salarii", ci „ce am deja în firmă și ce lipsește": dacă folosești deja un ERP, probabil cumperi un modul; dacă nu, alegi o platformă separată.

Ce s-a schimbat recent în legislația care atinge softul de salarii

Aceasta este partea pe care majoritatea paginilor de produs nu o spun, deși determină dacă softul tău mai e utilizabil.

REGES-ONLINE a înlocuit Revisal

Registrul general de evidență a salariaților funcționează prin HG nr. 295/2025, publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 279 din 31 martie 2025. De la 1 ianuarie 2026, REGES-ONLINE a înlocuit complet vechiul Revisal: contractele individuale de muncă și modificările lor se raportează exclusiv în noul sistem.

Termenele de transmitere prevăzute de act sunt scurte și diferite pe tip de eveniment:

• datele de identificare ale salariatului și elementele contractului - cel târziu în ziua anterioară începerii activității;
• detașarea - cel târziu în ziua anterioară începerii detașării;
• suspendările contractului (inclusiv concediile medicale) - 3 zile lucrătoare de la înregistrare;
• transferul - 5 zile lucrătoare;
• modificarea salariului - 20 de zile lucrătoare (10 zile când decurge dintr-o hotărâre judecătorească);
• celelalte modificări - ziua anterioară intrării în vigoare sau 3 zile lucrătoare.

Sancțiunile din art. 9 al aceleiași hotărâri merg de la 3.000 lei (date incomplete sau eronate, nereguli privind dosarul personal) până la 8.000 lei (netransmiterea transferului sau a modificărilor), iar constatarea revine inspectorilor de muncă. Concret: un soft care nu are export către REGES-ONLINE te obligă la muncă manuală exact pe zona unde termenele sunt de o zi.

Formularul 112 a fost rescris

Declarația 112 - declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate - se depune lunar, până la data de 25 a lunii următoare.

Formularul în sine a fost modificat prin ordinul comun nr. 605/95/928/2.314/2026 (ANAF, CNPP, CNAS, ANOFM), publicat în Monitorul Oficial la 2 iunie 2026, cu aplicare începând cu declarația aferentă lunii iulie 2026. Motivul modificării: schimbările introduse prin OUG nr. 89/2025 și OUG nr. 8/2026. Depunerea se face exclusiv electronic, cu certificat calificat.

Important de știut: acesta este testul cel mai bun pentru orice furnizor de soft. Dacă producătorul nu a livrat actualizarea formularului în vara lui 2026, declarațiile ies respinse, iar responsabilitatea rămâne a angajatorului, nu a softului.

Salariul minim și cotele de contribuții

Salariul minim brut pe economie (sectorul general) a fost 4.050 lei până la 30 iunie 2026 și este 4.325 lei începând cu 1 iulie 2026, conform HG nr. 146/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 196 din 13 martie 2026.

Cotele care se aplică veniturilor salariale, conform Codului fiscal (Legea nr. 227/2015, cu modificările ulterioare):

Deducerea personală se acordă în condițiile art. 77 din Codul fiscal - atenție, este art. 77, nu art. 78, cum apare frecvent citat greșit. Deducerea personală de bază se acordă persoanelor cu venit brut lunar de până la 2.000 lei peste nivelul salariului minim brut în vigoare în luna respectivă, iar pe lângă ea există și o deducere suplimentară, cu reguli proprii. Sumele exacte din grila deducerii se verifică direct în Codul fiscal și în materialele ANAF, pentru că depind de salariul minim în vigoare, care s-a schimbat în cursul anului.

Concediile medicale - regulă nouă

Pentru certificatele emise în perioada 1 februarie 2026 - 31 decembrie 2027, prima zi de concediu medical pentru bolile obișnuite nu este plătită. Prin Legea nr. 64/2026, în vigoare de la 1 iunie 2026, au fost introduse excepții - printre care maternitate, risc maternal, boli oncologice, programe naționale de sănătate și internare.

Regula suplimentară care rupe cel mai des calculul manual: când un singur episod de boală se întinde pe mai multe certificate consecutive, reducerea de o zi se aplică o singură dată pe episod, nu la fiecare certificat. De la 1 iulie 2026 se aplică și prevederile OUG nr. 89/2025 privind situația în care perioada de incapacitate trece dintr-o lună în alta.

În practică, asta înseamnă că zona concediilor medicale este exact motivul pentru care Excelul cedează: nu e o formulă, e o succesiune de reguli condiționate.

Ce trebuie să facă obligatoriu un program de salarizare în România

Lista de mai jos este checklistul minim. Dacă un furnizor nu bifează un punct, întreabă explicit cum se rezolvă și cine face munca manuală.

1. Calcul brut-net complet - CAS 25%, CASS 10%, impozit 10%, CAM 2,25%, cu tratamentul corect al deducerii personale (art. 77 Cod fiscal) și al veniturilor neimpozabile.
2. Declarația 112 - generare în formatul în vigoare, cu actualizare livrată la timp după fiecare ordin ANAF.
3. REGES-ONLINE - generarea și transmiterea datelor privind contractele, cu respectarea termenelor din HG nr. 295/2025.
4. Pontaj - evidența zilnică a orelor, cu ore de început și de sfârșit, ore suplimentare, ture, sporuri.
5. Concedii - de odihnă, medicale (cu regulile din Legea nr. 64/2026), fără plată, evenimente familiale.
6. Stat de plată și fluturași - generare lunară, distribuție către salariați, arhivare.
7. Fișier bancar / ordine de plată - export pentru plata în bloc a salariilor și a obligațiilor la buget.
8. Regimuri speciale - part-time, contracte multiple, construcții, salariați cu mai mulți angajatori, dacă e cazul tău.

Un al nouălea criteriu, care nu ține de funcționalitate, decide de fapt costul real: cine face actualizarea legislativă și cât costă. Licență perpetuă fără abonament de update înseamnă că modificarea formularului 112 din iunie 2026 nu ajunge la tine.

Pontajul este obligație legală, nu opțiune

Multe firme mici tratează pontajul ca pe o comoditate de management. Legea nu îl vede așa.

Art. 119 alin. (1) din Codul muncii (Legea nr. 53/2003) prevede: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 161 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru."

Alin. (2) tratează separat salariații mobili și pe cei care lucrează la domiciliu: pentru aceștia evidența se ține în condițiile stabilite prin acord scris cu salariatul, în funcție de activitatea specifică.

Sancțiunea: amendă de 1.500 - 3.000 lei, conform art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii.

Consecința practică pentru alegerea softului: dacă ai personal în ture, pe teren sau în regim hibrid, un pontaj pe hârtie sau într-un fișier partajat este greu de susținut la control. Aici intră aplicațiile dedicate de pontaj online, care înregistrează intrarea și ieșirea și livrează salarizării un fișier gata de calculat - un exemplu de astfel de aplicație este analizat în recenzia BuddyPunch.

Patru soluții disponibile pe piața din România

Cele patru de mai jos acoperă intenționat plaje diferite de firmă. Descrierile se bazează pe informațiile publicate de producători; unde un aspect nu este declarat public, este marcat ca atare.

SAGA - varianta cea mai ieftină, orientată către contabil

SAGA C este descris de producător ca program pentru evidența contabilă, salarială și de stocuri, în partidă dublă - adică salarizarea este inclusă în aplicație, nu cumpărată separat. Programul este gratuit, iar plata acoperă licența de actualizări și asistență.

Modelul de preț publicat de producător pentru varianta web (lei, TVA inclus, pe an) pornește de la 500 lei pentru un post și urcă în trepte până la 2.500 lei pentru 50 de utilizatori, cu 10% reducere la reînnoire; licența se acordă pe un an.

De reținut: pagina de produs nu detaliază explicit generarea D112, exportul REGES sau pontajul. Utilizatorii demonstrează public generarea D112 din SAGA - există tutoriale video pe această temă - dar înainte de decizie cere confirmare scrisă de la producător pentru fiecare punct din checklistul de mai sus. Detalii despre program în recenzia SAGA.

Pentru cine: PFA, microîntreprinderi, cabinete de contabilitate cu mulți clienți mici.

Vezi SAGA

WinMENTOR - modul de salarii peste un ERP existent

WinMENTOR (produs de TH JUNIOR SRL, Iași) vinde SALARII ca modul suplimentar la aplicația de bază. Prețurile publicate în ofertă: +149 EUR monopost și +249 EUR rețea, cu mențiunea producătorului că „Prețurile sunt în EURO, la cursul BNR al zilei și nu includ TVA".

Costul real de intrare este deci prețul licenței de bază plus modulul, nu doar cei 149 EUR. Modelul este desktop / client-server, cu licență perpetuă și module cumpărate separat, inclusiv DECLARAȚII și D406 (SAF-T).

De reținut: pagina de prețuri nu precizează dacă modulul SALARII generează D112 și exportă în REGES-ONLINE - întreabă înainte de comandă. Context suplimentar în recenzia WinMENTOR.

Pentru cine: firme care folosesc deja WinMENTOR pentru gestiune și contabilitate și vor salariile în același sistem.

Vezi WinMENTOR

Nexus ERP - salarii, pontaj și D112 în același sistem

Modulul Nexus Salarii acoperă, potrivit producătorului, gestionarea, calculul, raportarea și analiza salariilor, fără limitare a numărului de angajați sau de firme. Producătorul declară explicit trei lucruri care contează pentru checklistul de mai sus:

• generare automată a Declarației 112, cu actualizare legislativă anunțată pentru perioada de raportare începând cu iulie 2026;
• integrarea modelului de organizare a datelor din registrul de evidență a salariaților, cu import direct al datelor de personal;
• aplicație proprie de pontaj care lucrează prin API direct cu serverul Nexus ERP, plus o aplicație Android de condică de prezență.

Prețul nu este public - se obține pe bază de ofertă. Mai multe în recenzia Nexus ERP și în ghidul de ERP pentru IMM.

Pentru cine: firme medii care vor ERP, salarii și pontaj într-un singur furnizor.

Vezi Nexus ERP

SD Worx (fost Colorful.hr) - zona enterprise și externalizarea

Colorful.hr, produsul dezvoltat de Romanian Software, a intrat în grupul belgian SD Worx: achiziția a fost anunțată în decembrie 2023 și finalizată în aprilie 2024. Potrivit comunicatului grupului, compania preluată avea la momentul tranzacției circa 14% cotă pe piața locală, aproximativ 6 milioane EUR venituri în 2023, 160 de angajați și circa 750 de angajatori clienți cu 200.000 de salariați. Astăzi, adresa colorful.hr redirecționează către site-ul SD Worx România.

Funcționalitățile prezentate de producător includ calculul automat brut-net cu taxe și contribuții, generarea automată a Declarației 112, gestiunea concediilor și a concediilor medicale, tichete de masă și beneficii, rapoarte personalizate, integrare cu ERP, aplicație mobilă și actualizări legislative. Softul de pontaj este ofertat separat, iar grupul oferă și externalizarea completă a salarizării.

Prețurile nu sunt publice. Analiza platformei în recenzia Colorful.hr / SD Worx.

Pentru cine: companii cu sute de angajați, multinaționale, firme care vor să externalizeze payroll-ul.

Vezi SD Worx

Comparație pe criterii

Cum alegi concret

Filtrul practic are două axe: câți salariați ai și unde vrei să stea datele.

Sub 10 salariați, cu contabil extern. Cel mai probabil nu cumperi nimic separat - contabilul rulează salariile în programul lui (frecvent SAGA sau un echivalent desktop). Tu ai nevoie doar de un mecanism curat de pontaj și de transmiterea la timp a modificărilor de contract.

10 - 50 de salariați. Aici apare durerea reală: pontaj pe ture, ore suplimentare, fluctuație de personal, termene de o zi în registrul salariaților. Merită un soft dedicat de salarizare cu pontaj integrat sau o pereche soft de salarii + aplicație de pontaj care exportă direct.

50 - 250 de salariați. Devine rentabil un sistem unic (ERP cu modul de salarii) sau o platformă cloud dedicată de HR și payroll, cu drepturi pe roluri și autoservire pentru angajați.

Peste 250 de salariați sau grup de firme. Platformă enterprise ori externalizarea salarizării. Aici calculul nu mai e despre prețul licenței, ci despre riscul de conformitate și despre costul unei echipe interne de payroll.

Pe axa cloud vs. on-premise: desktopul e mai ieftin și îți ține datele local, dar actualizarea legislativă depinde de instalări făcute la timp; cloudul e mai scump lunar, dar update-urile ajung la toți deodată - ceea ce, în anul în care s-a schimbat formularul 112, nu e un detaliu.

Trei întrebări pe care le pui oricărui furnizor înainte să semnezi:

1. În ce dată ați livrat versiunea cu formularul 112 conform ordinului din iunie 2026?
2. Cum se transmit datele în REGES-ONLINE din aplicația voastră - export, integrare sau manual?
3. Ce include exact abonamentul de actualizare și ce se întâmplă cu programul dacă nu îl reînnoiesc?

Program de salarii gratuit - când are sens și când nu

Există variante gratuite pe piața românească - SAGA are programul gratuit (se plătește doar licența de actualizări și asistență), iar în categoria complet gratuită circulă aplicații precum Mastercont Free - medialogic.ro sau SalWin - atc66.ro.

Are sens dacă: ai unu-doi salariați, structură simplă, fără ture și fără sporuri, și cineva competent verifică rezultatul.

Nu are sens dacă: aplicația nu primește actualizări legislative. Modificarea formularului 112 aplicabilă de la declarația pentru iulie 2026 este exemplul perfect - un program neactualizat produce o declarație respinsă, iar contravenția rămâne a angajatorului. „Gratuit fără update" este, în salarizare, cea mai scumpă variantă.

Ce trebuie să conțină statul de plată și fluturașul

Statul de plată este documentul justificativ pentru cheltuiala cu salariile și baza pentru Declarația 112. La nivel de conținut, un stat de plată corect are, pentru fiecare salariat: salariul de bază, sporurile și adaosurile, orele lucrate și cele suplimentare, indemnizațiile (concediu de odihnă, concediu medical), venitul brut total, CAS 25%, CASS 10%, deducerea personală aplicată, baza impozabilă, impozitul 10%, reținerile (rate, popriri, avansuri) și restul de plată.

Fluturașul este extrasul individual al acestor rânduri, înmânat salariatului. Practic, el trebuie să permită salariatului să refacă drumul de la brut la net fără să întrebe pe nimeni - dacă un fluturaș nu arată separat contribuțiile și deducerea, softul îți ascunde exact ceea ce ar trebui să fie verificabil.

Angajatorul suportă în plus CAM 2,25%, care nu apare ca reținere din salariul angajatului, ci ca obligație proprie - motiv pentru care costul total al unui salariat este mai mare decât brutul din contract.

Întrebări frecvente

Care este un program gratuit de calcul al salariilor?

SAGA oferă programul gratuit, cu plată doar pentru licența de actualizări și asistență, iar pe piață mai circulă aplicații gratuite precum Mastercont Free - medialogic.ro și SalWin - atc66.ro. Criteriul care contează nu este prețul de intrare, ci dacă aplicația primește actualizări legislative: după modificarea formularului 112 aplicabilă de la declarația pentru iulie 2026, un program neactualizat generează declarații neconforme.

Ce cote se rețin din salariu în prezent?

Din venitul brut se rețin CAS 25% și CASS 10%, iar impozitul pe venit de 10% se aplică asupra bazei rămase după scăderea celor două contribuții și a deducerii personale. Angajatorul datorează suplimentar contribuția asiguratorie pentru muncă de 2,25%. Cotele sunt prevăzute în Codul fiscal - Legea nr. 227/2015, cu modificările ulterioare.

Cât este salariul minim brut și de când?

Salariul minim brut pe economie în sectorul general a fost 4.050 lei până la 30 iunie 2026 și este 4.325 lei începând cu 1 iulie 2026, conform HG nr. 146/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 196 din 13 martie 2026. Pentru plafoanele de contribuții aferente anului 2026 se folosește salariul minim în vigoare la 1 ianuarie 2026, adică 4.050 lei - majorarea de la 1 iulie nu modifică aceste plafoane. Detalii de calcul în ghidul de salariu minim.

Cât este netul la 4.300 lei brut?

Nu există un răspuns unic. Netul depinde de deducerea personală aplicabilă în luna respectivă, care se raportează la salariul minim în vigoare (schimbat la 1 iulie 2026) și la situația persoanelor aflate în întreținere, conform art. 77 din Codul fiscal. Ordinea de calcul este: brut minus CAS 25% minus CASS 10%, apoi din rest se scade deducerea personală și se aplică impozitul de 10%. Folosește un calculator care confirmă că aplică grila deducerii în vigoare în luna pentru care calculezi - altfel rezultatul e greșit cu zeci de lei.

Care este termenul pentru Declarația 112?

Data de 25 a lunii următoare celei pentru care se datorează contribuțiile. Pentru luna iulie 2026, termenul a fost 25 august 2026. Depunerea se face exclusiv electronic, cu certificat calificat.

REGES-ONLINE înlocuiește complet Revisal?

Da. Conform HG nr. 295/2025 (Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025), de la 1 ianuarie 2026 registrul general de evidență a salariaților funcționează exclusiv în REGES-ONLINE. Contractele individuale de muncă și modificările lor se raportează în noul sistem, cu termenele și sancțiunile prevăzute în hotărâre.

Pot ține pontajul într-un fișier Excel?

Legea nu impune un format anume, ci un conținut: evidența zilnică a orelor lucrate de fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit al programului, ținută la locul de muncă și prezentată inspectorilor de muncă la cerere (art. 119 Codul muncii). Un fișier Excel poate satisface teoretic cerința, dar la un control trebuie să demonstrezi că nu a fost completat retroactiv. Pentru echipe pe ture sau pe teren, o aplicație dedicată e mai ușor de susținut.

Ce amendă riscă angajatorul dacă nu ține pontaj?

Amendă de 1.500 - 3.000 lei, conform art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii, care sancționează încălcarea prevederilor art. 27 și art. 119. Valoarea „1.500 - 5.000 lei", frecvent citată online, nu corespunde textului acestui articol.

Cum se plătește prima zi de concediu medical?

Pentru certificatele emise între 1 februarie 2026 și 31 decembrie 2027, prima zi de concediu medical pentru bolile obișnuite nu este plătită, cu excepțiile introduse prin Legea nr. 64/2026, în vigoare de la 1 iunie 2026 (între altele: maternitate, risc maternal, boli oncologice, programe naționale de sănătate, internare). Când un episod de boală se întinde pe mai multe certificate consecutive, reducerea se aplică o singură dată pe episod.

Câte zile lucrătoare are un an și cum le calculez corect?

Numărul de zile lucrătoare dintr-o lună rezultă din calendar, minus sărbătorile legale prevăzute la art. 139 din Codul muncii și minus zilele libere stabilite prin hotărâre de guvern pentru anul respectiv. Pentru că zilele libere legale variază ca poziționare de la un an la altul, verifică lista aplicabilă anului tău în calendarul sărbătorilor legale și în hotărârea de guvern aferentă, înainte să blochezi normele de lucru în soft.

Merită externalizată salarizarea în loc să cumpăr un program?

Depinde de raportul dintre numărul de salariați și complexitatea contractelor. Externalizarea (oferită, printre alții, de SD Worx și de Smartree - smartree.com) mută riscul de conformitate la furnizor și elimină nevoia de personal intern specializat, dar costul crește pe salariat și pierzi o parte din controlul asupra datelor. Sub 20 de salariați, cu structură simplă, softul propriu plus un contabil este de regulă mai ieftin.

Concluzie

Un program de salarizare bun pentru România nu se alege după interfață, ci după trei lucruri verificabile: acoperă Declarația 112 în forma în vigoare, transmite în REGES-ONLINE în termenele din HG nr. 295/2025 și susține evidența orelor cerută de art. 119 din Codul muncii.

Pe scurt: sub 10 salariați, cel mai probabil ești acoperit de programul contabilului plus un pontaj curat; între 10 și 50 merită soft dedicat cu pontaj integrat; peste 50, sistem unic sau externalizare. SAGA acoperă capătul ieftin, WinMENTOR are sens dacă deja folosești sistemul, Nexus e opțiunea „totul într-un furnizor" pentru firme medii, iar SD Worx joacă în zona enterprise și a outsourcingului.

Sfat final: pune actualizarea legislativă în contract, nu în promisiune verbală. Anul 2026 a adus un registru nou, un formular 112 nou și două valori diferite ale salariului minim în aceeași lună de raportare. Softul care nu ține pasul nu îți economisește bani - îți produce amenzi.

Surse

• HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE), Monitorul Oficial, Partea I, nr. 279 din 31 martie 2025
• Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, art. 119, art. 139 și art. 260 alin. (1) lit. m)
• Legea nr. 227/2015 - Codul fiscal, Titlul V (contribuții sociale) și art. 77 (deducerea personală)
• Ordinul comun nr. 605/95/928/2.314/2026 privind formularul 112, Monitorul Oficial, 2 iunie 2026
• HG nr. 146/2026 privind salariul de bază minim brut pe țară garantat în plată, Monitorul Oficial nr. 196 din 13 martie 2026
• Legea nr. 64/2026 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate, în vigoare de la 1 iunie 2026
• OUG nr. 89/2025 și OUG nr. 8/2026
• Portalul ANAF - anaf.ro - secțiunea Declarații electronice
• Inspecția Muncii - inspectiamuncii.ro - REGES-ONLINE
• Portalul legislativ - legislatie.just.ro
• Oferta de prețuri WinMENTOR - portal.winmentor.ro
• Pagina de prețuri SAGA - sagasoft.ro
• Pagina Nexus Salarii - nexuserp.ro
• Comunicate SD Worx privind achiziția Romanian Software - sdworx.com