REGES-ONLINE - ghid pentru angajatori: înrolare, contracte și termene

Regulamentul REGES-ONLINE și obligațiile angajatorului

Inspecția Muncii pune la dispoziție portalul REGES-ONLINE la adresa reges.inspectiamuncii.ro începând cu 1 aprilie 2025. Angajatorii și salariații folosesc acest portal pentru transmiterea electronică a registrului de evidență a salariaților.

Angajatorii trebuie să transmită datele contractului cel târziu în ziua anterioară începerii activității salariatului.

Hotărârea Guvernului nr. 295 din 27 martie 2025 reglementează acest sistem. Documentul a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025. Reglementarea a intrat în vigoare la data publicării.

Legea obligă următoarele entități:

• persoanele fizice sau juridice de drept privat
• instituțiile și autoritățile publice
• misiunile diplomatice și oficiile consulare pentru personalul angajat local

Acest ghid te ajută să obții un cont activ. Vei putea accesa registrul firmei și să transmiți primul contract de muncă pentru verificare.

Precizări cu privire la REGES-ONLINE, Inspecția Muncii Hotărârea Guvernului nr. 295 din 27 martie 2025, Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025

Diferențe între sistemul Revisal și noul portal REGES-ONLINE

Gestionarea datelor angajaților trece de la o aplicație locală la un sistem web. Firmele nu mai instalează aplicații dedicate pe computer, deoarece platforma REGES-ONLINE funcționează direct în browser. Astfel, generarea și transmiterea fișierelor .rvs nu mai este obligatorie.

Articolul 15 din HG nr. 295/2025 abrogă HG nr. 905/2017, care reglementa Revisal. Termenul limită pentru tranziție este 31 decembrie 2025. Ordonanța de urgență nr. 46/2025 a stabilit această dată și a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 863 din 19 septembrie 2025.

Angajatorii au folosit fișierele vechi până la înregistrarea în REGES-ONLINE, dacă au trimis date prin Revisal înainte de HG nr. 295/2025. Cei care nu au transmis un registru folosesc exclusiv noul portal.

Salariații accesează datele diferit. Aceștia își pot consulta contractele de muncă prin Aplicația Salariat, disponibilă pe Android și iOS.

Surse: Precizări cu privire la REGES-ONLINE (Inspecția Muncii), HG nr. 295/2025, OUG nr. 46/2025.

Cerințe de acces pentru platforma REGES-ONLINE

Înrolarea folosește CNP-ul. Cetățenii străini accesează platforma doar cu un CNP emis de autoritățile române. Un cetățean străin obține CNP-ul prin permisul de ședere.

Autentificarea permite două metode:

• identitatea digitală ROeID acordată de Autoritatea pentru Digitalizarea României
• un certificat digital calificat

Semnătura electronică trebuie confirmată la ANAF. Aceasta trebuie instalată și funcțională pe dispozitivul de acces. reges.inspectiamuncii.ro

Sistemul oferă un singur cont de utilizator pentru fiecare CNP. Acest cont accesează mai multe registre de angajator. Reprezentantul legal sau un împuternicit efectuează înrolarea.

Dacă angajatorul nu apare la ONRC, autorizarea necesită încărcarea documentelor cu semnătură digitală. Pregătește următoarele documente:

• actul constitutiv sau hotărârea judecătorească de înființare
• certificatul de înregistrare fiscală
• actul care atestă calitatea de reprezentant legal

reges.inspectiamuncii.ro

Verifică obligațiile unei microîntreprinderi fără angajați: ce obligații are o microîntreprindere fără angajați.

Procedura de înrolare în portalul REGES-ONLINE

Accesați sistemul pentru a gestiona registrul de salariați. Puteți folosi două metode de acces. Prima variantă este contul ROeID. A doua variantă este semnătura digitală confirmată la ANAF.

Dacă folosiți ROeID, procesul are loc pe dispozitivul mobil. Descărcați aplicația ROeID. Urmați instrucțiunile de înregistrare. Trebuie să scanați cartea de identitate și să fotografiați titularul.

Pentru semnătura digitală, parcurgeți acești pași pe reges.inspectiamuncii.ro:

1. accesați „Registrul pentru angajatori”
2. selectați „Clic aici pentru cont nou”
3. completați formularul de înregistrare
4. confirmați adresa de e-mail prin linkul primit

După crearea contului, activați profilul. Accesați meniul „Profil”, apoi „Setări profil”. Selectați „Activare semnătură digitală”. Încărcați documentul de confirmare ANAF. Acesta trebuie semnat de utilizator și de furnizorul certificatului. Bifați declarația pe propria răspundere. Apăsați „Transmitere solicitare”.

Atenție - verificați datele: numele, prenumele și CNP-ul din certificatul digital trebuie să fie identice cu datele din contul REGES-ONLINE. Activarea va eșua dacă datele nu coincid.

Procesul se încheie când contul este activat și primiți confirmarea de aprobare.

Gestionarea accesului la registru și delegarea sarcinilor

După activarea contului, puteți gestiona datele firmei. Accesați meniul Registre pentru a începe cererea de acces.

Sistemul verifică automat calitatea de reprezentant legal în baza de date RECOM pentru firmele înregistrate la ONRC. Autorizarea poate fi:

• imediată, pentru firmele înregistrate la ONRC;
• manuală, pentru sucursalii fără personalitate juridică sau entități care nu figurează în ONRC. În acest caz, inspectoratul teritorial de muncă aprobă cererea. Încărcați documentele justificative în secțiunea Registre, Cerere acces, conform Ordinului nr. 1107/2025.

Puteți delega gestionarea datelor către un specialist. Angajatorul poate contracta un prestator de servicii pentru completarea și transmiterea datelor. Acesta poate fi un PFA, un expert contabil, un contabil autorizat sau o persoană juridică.

Prestatorul ales nu are voie să subcontracteze acest serviciu. El trebuie să gestioneze singur fluxul de informații pentru firma voastră.

Chiar dacă delegați activitatea unui contabil, răspunderea pentru corectitudinea informațiilor din Registru rămâne la angajator. Calculul salariilor înainte de transmitere îl poți face și cu un program de salarizare.

Dacă încheiați sau încetați contractul cu un prestator, transmiteți datele acestuia în registru în maximum 3 zile lucrătoare, conform HG nr. 295/2025.

Procedura de înregistrare a salariaților și a contractelor în REGES-ONLINE

Înregistrarea unui nou angajat nu se face simultan. Respectați ordinea din meniul platformei pentru a evita erorile de sistem.

1. Adăugați mai întâi persoana în secțiunea Salariați.
   • După creare, treceți la meniul Contracte și selectați Înregistrare.
   • Căutați salariatul după nume, CNP sau data nașterii.

În procesul de înregistrare a contractului, selectați tipul contractului (pe durată determinată sau nedeterminată), durata, norma și repartizarea timpului de muncă.

Secțiunea „Detalii Contract” conține câmpuri obligatorii. Acestea sunt numărul contractului, data începerii și, pentru contractele pe durată determinată, data încheierii. Specificați funcția conform Clasificarea Ocupațiilor din România (COR) și nivelul de studii.

Atenție: introduceți datele respectând ordinea corectă. Conform art. 3 alin. (2) din HG nr. 295/2025, completarea în Registru respectă ordinea cronologică a încheierii, modificării, suspendării sau încetării contractului.

Registrul trebuie să cuprindă următoarele elemente, conform art. 4 alin. (2) din HG nr. 295/2025:

• datele de identificare ale angajatorului și salariatului
• data încheierii și numărul contractului
• funcția conform COR
• durata contractului și locul de muncă
• durata timpului de muncă
• salariul de bază lunar brut (calculatorul de salariu net din brut), inclusiv indemnizațiile și sporurile

Angajatorul transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat, conform art. 7 din HG nr. 295/2025.

Ghid utilizare aplicație Angajator, reges.inspectiamuncii.ro

Limite de timp pentru raportarea datelor în REGES-ONLINE

Raportarea rapidă a datelor este la fel de importantă ca acuratețea acestora în REGES-ONLINE. Dacă firma trece printr-o schimbare, aceasta trebuie reflectată în registru în termenul stabilit de lege.

Multe entități greșesc aici. Ele raportează modificările de funcție, de tip contract sau de timp de muncă abia după intrarea în vigoare. HG nr. 295/2025, art. 5 alin. (3) obligă transmiterea acestor date cel târziu în ziua anterioară modificării.

Termenul limită fără excepție:

• angajarea unui salariat: cel târziu în ziua anterioară începerii activității. HG nr. 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. a)
• suspendarea contractului prin certificat medical: în 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului la angajator. HG nr. 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. e)
• alte suspendări: cel târziu în ziua anterioară suspendării. HG nr. 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. e)
• încetarea contractului individual de muncă: cel târziu la data încetării sau când angajatorul a aflat evenimentul care a determinat încetarea. HG nr. 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. f)

Modificarea salariului de bază (de exemplu la o creștere a salariului minim), a indemnizațiilor sau a sporurilor permite un interval de raportare mai lung. HG nr. 295/2025, art. 5 alin. (4) stabilește un termen de 20 de zile lucrătoare de la producerea modificării. Acest detaliu ajută când crește salariul minim.

Confirmarea corectitudinii datelor în sistemul REGES-ONLINE

Angajatorul verifică dacă informațiile transmise au fost procesate fără erori.

• În aplicația Angajator, funcția „Extras salariat” generează un raport complet. Acest raport include numărul și data contractului, durata și norma de muncă. De asemenea, conține codul COR, salariul, suspendările, detașările și jurnalul înregistrărilor. Raportul se poate exporta în formate PDF, Excel sau CSV (Ghid utilizare aplicație Angajator - reges.inspectiamuncii.ro).
• Atenție: aici se greșește des. Un extras tipărit este valid doar dacă poartă semnătura olografă a angajatorului sau a unui reprezentant ITM.
• Salariații verifică datele prin Aplicația Salariat. Autentificarea se face prin ROeID sau eIDAS (pentru rezidenții din alte state UE). Salariații cu conturi deja activate folosesc e-mailul și parola (Cum accesez - reges.inspectiamuncii.ro).
• Contul activat la ghișeul ITM permite accesul la informații. Totuși, acest cont nu poate fi folosit în aplicația Angajator.
• Persoanele fără calculator sau smartphone pot folosi un terminal interactiv de la sediul ITM. Acesta permite obținerea unui extras de salariat (Precizări cu privire la REGES-ONLINE - Inspecția Muncii).

Sancțiunile pentru angajatorii care nu respectă registrul

Amenzile pentru registrul salariaților vin din două acte: Codul muncii și HG nr. 295/2025. Cele mai mari sume privesc munca fără contract și lipsa transmiterii în registru înainte de începerea activității.

• Primirea la muncă fără transmiterea contractului în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității: amendă de 20.000 lei pentru fiecare persoană, fără a depăși cumulat 200.000 lei (Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. e1)).
• Primirea la muncă fără contract individual de muncă: amendă de 40.000 lei pentru fiecare persoană, fără a depăși cumulat 1.000.000 lei, de la 18 decembrie 2025, după modificarea prin Legea nr. 239/2025 (Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. e)).
• Pentru faptele de la lit. e)-e2), inspectorul de muncă dispune și sistarea activității locului de muncă controlat (Codul muncii, art. 260 alin. (4)).
• Netransmiterea la termen a modificărilor contractului: amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei (HG nr. 295/2025, art. 9 alin. (3)).
• Completarea registrului cu date eronate sau incomplete: amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei (HG nr. 295/2025, art. 9 alin. (4)).
• Neînregistrarea angajatorului în Registru în termenul legal: amendă de la 15.000 lei la 20.000 lei (HG nr. 295/2025, art. 11 alin. (3)).

Ce înseamnă anularea hotărârii REGES de către Curtea de Apel Constanța

Pe 2 aprilie 2026, Curtea de Apel Constanța a pronunțat Hotărârea nr. 83/2026, prin care a anulat HG nr. 295/2025 în ansamblul său. Aceeași instanță a respins cererea de suspendare a hotărârii. Decizia nu este definitivă: minuta prevede recurs în 15 zile, iar recursul se judecă la Înalta Curte de Casație și Justiție.

Până când anularea rămâne definitivă și în lipsa unei suspendări dispuse de instanță, HG nr. 295/2025 se aplică în continuare, iar angajatorii transmit datele în REGES-ONLINE. În plus, obligația de a transmite contractul în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității este prevăzută și de Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. e1). Stadiul dosarului îl poți verifica pe portal.just.ro și pe scj.ro.

Probleme frecvente în REGES-ONLINE și cum le rezolvi

Sursa: Întrebări frecvente, reges.inspectiamuncii.ro.

Răspunsuri scurte despre REGES-ONLINE

Mai funcționează Revisal? Nu. Termenul de abrogare a HG nr. 905/2017, temeiul legal al Revisal, a fost prelungit prin OUG nr. 46/2025 doar până la 31 decembrie 2025.

Poate contabilul să transmită contractele în locul meu? Da. Reprezentantul legal poate delega operarea registrului unui salariat propriu sau unei firme de contabilitate, iar pot exista mai mulți utilizatori delegați.

Cum își verifică salariatul contractul? Salariatul își vede datele prin Aplicația Salariat, disponibilă pe Android și iOS.

Pot folosi REGES-ONLINE de pe telefon? Pentru telefon există Aplicația Salariat, pe Android și iOS. Operarea registrului de către angajator se face din aplicația Angajator, descrisă în pașii de mai sus.

Unde cer ajutor tehnic? Suportul tehnic răspunde la TelVerde 0800 500 166. Angajatorii scriu la regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro, iar salariații la regesonlinesuport.salariat@inspectiamuncii.ro.

Surse și documente consultate

• HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINE, Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025 - legislatie.just.ro
• OUG nr. 46/2025, art. IV, Monitorul Oficial nr. 863 din 19 septembrie 2025 - legislatie.just.ro
• Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, art. 260 - legislatie.just.ro
• Inspecția Muncii, Precizări cu privire la REGES-ONLINE - inspectiamuncii.ro/reges
• REGES-ONLINE, Cum accesez Angajator, Ghid utilizare aplicație Angajator și Întrebări frecvente - reges.inspectiamuncii.ro/ajutor
• ITM Botoșani, comunicat privind modificările aduse Codului muncii prin Legea nr. 239/2025, 8 ianuarie 2026 - inspectiamuncii.ro
• StartupCafe, HG care a introdus REGES-ONLINE anulată în primă instanță, 29 mai 2026 - startupcafe.ro
• JURIDICE.ro, HG nr. 295/2025 privind REGES, anulată în primă instanță - juridice.ro